Managementassistent voor het team Jeugd, Zorg & Veiligheid

Ben jij de nieuwe “spin in het web” voor ons slagvaardig team?

MBO 3 of 4, MBO plus   |   Schaal 7   |   Regulier   |   Vast   |   24 uur
Solliciteer (t/m 16-10-2018)

Dit is je werk

De organisatie-eenheid Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) is verantwoordelijk voor beleidsontwikkeling en projecten in het sociale domein en stuurt op een goede besteding van subsidiegelden. De afdeling bestaat uit de teams 'Meedoen naar Vermogen', 'Jeugd, Zorg en Veiligheid', 'Sport en Samenleving', 'Onderwijs', 'Leerlingzaken' en het Subsidiebureau. Deze teams werken nauw samen in hun aanpak van de maatschappelijke vraagstukken.

 

Concreet houdt dit in dat jij:
De manager en het team Jeugd, Zorg & Veiligheid (JZV) ondersteunt op een breed scala aan administratieve en assistent taken.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

* complex agendabeheer (veel parttimers);

* zelfstandig afhandelen en uitwerken van correspondentie, afspraken en mail;

* proactief signaleren van acties voortkomend uit de mail en de manager en het team hierop attenderen;

* projecten/evenementen en vergaderingen organiseren en ondersteunen (eventueel notuleren);

* visitekaartje voor het team door dienstverlening en (telefonische) bereikbaarheid;

*ondersteunen bij logistieke en administratieve handelingen (o.a. aanvragen account, reserveren zaal, personeelsmutaties);

* werken met het zaaksysteem, MUIS en SAP.

 

Dit is jouw werkplek

Het Office-managementteam telt tien medewerkers en valt onder het Subsidiebureau. Bij MO werken we slagvaardig, uitvoeringsgericht en zijn we in staat om flexibel in te spelen op nieuwe vragen vanuit samenleving en bestuur.

 

Dit bieden we je
We willen dat onze medewerkers gemotiveerd en betrokken zijn en dat ook blijven. Daarom willen wij dat jij met plezier naar je werk gaat. Zo werken we optimaal samen aan een mooie stad. Dit bieden wij jou:

  • Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 2040 en € 2986 op basis van 36 uur. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
  • Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris.

Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding klik dan hier.
 

 

Dit vragen we van je
Je werkt zorgvuldig, accuraat en klantgericht

Je hebt een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval MBO-4 niveau aangevuld met meerdere jaren recente ervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving.

Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Je kunt goed omgaan met contacten op zowel bestuurlijk, management- als uitvoerend niveau. Je bent in staat op een zakelijke maar dienstverlenende wijze met collega's en klanten te communiceren.

Je hebt een zelfstandige werkhouding, bent proactief, ondernemend en integer. Je kunt snel schakelen en denkt mee.

Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten en geen problemen met het leren van nieuwe systemen. Gedegen ervaring met complex agendabeheer in Outlook is een vereiste.

Het is een pre wanneer je ervaring met MUIS, SAP en het zaaksysteem hebt.

Je bent een collegiale, representatieve en verantwoordelijke assistent die met veel enthousiasme ondersteuning wil bieden binnen het team.

Flexibiliteit en stressbestendigheid zijn belangrijke competenties in deze functie.

 

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als assistent aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct, maar uiterlijk 16 oktober 2018. Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Linda Kanaar, teamleider, 030 – 2862669. Heb je vragen over de organisatie of de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Matchpunt, 030 - 286 11 75.

 

De werkdagen voor onze nieuwe collega zijn vastgesteld op maandag, dinsdag, donderdag, van 08.30 - 17.00 uur. Dit kunnen we niet aanpassen in verband met bezetting.


Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een kennismaking.
 

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!

 

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieformulier

Heb je een account op Werken bij Utrecht?
en solliciteer eenvoudig in enkele klikken.

Persoonsgegevens

Aanhef*
Dhr. Mevr.
*
*
*
*

Motivatiebrief

Ik wil een motivatiebrief als bijlage toevoegen

Curriculum vitae

Bijlage(n)

Hoe heb je deze vacature gevonden?
(Vul onderstaand veld in)
Controlecode *
captcha code

Herhaal de 2 woorden. Let op het gebruik van grote en kleine letters.

Voorwaarden van de website