Coördinator/Adviseur bedrijfsvoering Serviceplein.

  • HBO
  • 36 - 36 uur
Reageer uiterlijk 22-12-2021

Utrecht is een aantrekkelijke stad om te wonen, werken, studeren en recreëren. Utrecht inspireert, verbindt, ontwikkelt slimme oplossingen en biedt mensen en organisaties kansen om te groeien. De stad groeit snel. We vinden het belangrijk dat de groei niet ten koste gaat van het karakter van de stad en zoeken een juiste balans tussen groei en leefbaarheid. Wij werken aan opgavegericht door de maatschappelijke opgaven in de stad centraal te stellen “gezond stedelijk leven voor iedereen”.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. We vinden het belangrijk dat bewoners zich in ons herkennen en dat wij bewoners goed begrijpen. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, gender, seksuele identiteit, achtergrond of arbeidsbeperking mee.

Voor alle medewerkers heeft de gemeente Utrecht een intern Serviceplein voor de bedrijfsvoering onderdelen. In het Serviceplein is de eerste lijn ondergebracht waar de medewerkers van Utrecht al hun vragen en verstoringen online, telefonisch of fysiek kunnen stellen/melden. Het Serviceplein noemt dit de Click (online), Call (telefonisch) en Face (fysiek) methode. Het Serviceplein is in 2018 opgericht met de doelstelling om 1 laagdrempelige ingang voor de medewerkers te organiseren voor hun vragen meldingen mbt verstoringen. Het Serviceplein is derhalve dus geen callcenter maar een intern dienstverlenend orgaan voor het direct oplossen van 1e lijns vragen.

Het Serviceplein bestaat uit 25 medewerkers die zijn onderverdeeld in de vier bedrijfsvoering onderdelen; F&H, HRM, ICT en FIN/ Inkoop (SAPSRM). Het Serviceplein noemt dit de Click, Call en Face methode. Het bedrijfsvoering onderdeel Financiën richt zich naast interne medewerkers ook op burgers en leveranciers.

Je komt te werken bij het organisatieonderdeel M&O, cluster Facilitaire dienstverlening (bij het team Serviceplein). Met haar dienstverlening stelt het Serviceplein de collega’s in staat zich te richten op de kerntaken van de organisatie.

M&O Facilitaire dienstverlening heeft goede dienstverlening en kent tevreden interne klanten. Maar we willen meer en continue beter om goed ingesteld te zijn en te blijven op dat wat de interne klanten van ons vragen: dienstverlening waarbij de klant centraal staat en in regie zijn. Wij volgen de technologische ontwikkelingen waardoor wij verder kunnen professionaliseren.

Concrete taken:

De coördinator/adviseur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor:

Het continue verbeterproces van de dienstverlening van het Serviceplein en het met de afgesproken frequenties aanleveren van de stuurrapportages op ketenniveau, op 1e en 2e lijns niveau en op 1e lijns niveau per proces.

Bevorderen van de samenwerking in de keten met oog voor ieders unieke taakstelling en proactiviteit op de informatievoorziening van proceseigenaar naar backoffice naar 1e lijns.

Ondersteunen bij het beschrijven van de (werk)processen en continue samen met de medewerkers van het Serviceplein zoeken naar verbeteringen om de effectiviteit en de efficiency te verbeteren. Hierbij hoort ook het opstellen van werkinstructies.

Enthousiasmeren van de producteigenaren om informatievoorziening en de kennisbank up to date te houden.

Bijdragen aan het beleid om de ambities van het Serviceplein, als rechterhand van, tezamen met de manager van het Serviceplein te verwezenlijken. Je werkt vanuit uit het motto “Digitaal waar kan, Persoonlijk waar nodig.”

Samenvatting van de werkzaamheden:

  • Coördineren van de P&C cyclus;
  • Capaciteitsvraag in kaart brengen en actualiseren (formatieplanning);
  • Rapportages voorbereiden, begeleiding dat daarop wordt gestuurd en adviseren van het management daarover;
  • Aansturen van het continue verbeterproces met steeds hogere standaarden van dienstverlening;
  • Maken van afspraken met 2e lijns en vakafdelingen middels SOK’s en het borgen daarvan;
  • Beschrijven van werkprocessen, werkinstructies.

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit een inclusieve, veilige werkomgeving met prettige collega’s, en een inhoudelijk interessante functie met uitdagende verantwoordelijkheden.

Daar hoort ook een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod, kijk ook even verder op de onderstaande link voor de overige voorwaarden.

Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.561,- en € 5.169,-  op basis van 36 uur (schaal 11). Het uiteindelijke bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. 

De definitieve waardering van de functie moet nog opstarten.

Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, incl. proeftijd van 1 maand. Met uitzicht op verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bij goed functioneren.

Uitstekende verlofregelingen;

Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Jij kiest wat je met dit budget doet. Bijvoorbeeld extra verlof kopen, vakantiegeld, eindejaarsuitkering of alles eens per jaar laten uitbetalen.

Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling zoals diverse cursussen en trainingen;

Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling zoals diverse cursussen en trainingen;

Kijk hier voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding. Daarnaast heeft het werken bij de gemeente Utrecht vele andere voordelen zoals (online) sporten met collega’s, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten.

We zijn op zoek naar iemand die deze uitdagende rol doortastend kan aanpakken en al beschikt over ruime ervaring.

Jij bent:

  • HBO werk en denkniveau bij voorkeur Bedrijfskunde
  • Minimaal 3 jaar actief met bedrijfsvoering van een (complexe) dienstverlenende (overheids)organisatie
  • Bekend met de interne bedrijfsvoering van een overheidsorganisatie vanuit de PIOFACH
  • Een Samenwerker pur sang; Communicatievaardig en in staat zijn om de boodschap over te brengen en onderdelen laten aansluiten op de vernieuwingen;
  • Creatief, proactief, omgevingsbewust en verbindend vermogen;
  • Klantgericht
  • Enthousiast en een drijvende kracht op gebied van continue verbeteren

Jij kunt:

  • Analytisch -doorgronden van vraagstukken en omzetten in rapportages;
  • Rapportages maken in Excel en BI tools
  • Met dienstverlenende geautomatiseerde systemen en applicaties werken, waarbij ServiceNow een pre is
  • Workshops organiseren voor procesverbetering
  • Processen, werkinstructies beschrijven
  • Goed mijn weg vinden in een bestuurlijk/politieke omgeving

Jij wil:

  • Maximale klanttevredenheid
  • Sturing op basis van dashboards
  • Effectieve en efficiënte processen
  • Samenwerking in de keten vanuit eigenaarschap
  • Proactieve informatievoorziening en een up to date kennisbank
  • Continue verbeteren

Enthousiast geworden om als Coordinator/Adviseur Bedrijfsvoering aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct. Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Wil van Eeden, manager Serviceplein  06 – 551 861 00  Als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Jaap van Oel, Recruiter, 06 – 38 21 69 16.

In verband met de Corona/Covid-19 maatregelen hebben wij onze sollicitatieprocedures aangepast. We maken soms gebruik van videobellen voor de sollicitatiegesprekken. Op die manier kunnen we jouw sollicitatie zo goed mogelijk door laten gaan.  Als je uitgenodigd wordt voor een gesprek nemen we contact met je op en bespreken we hoe het eerste gesprek zal plaatsvinden.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.




Heb je vragen?

Neem dan contact op met

Jaap van Oel

+31638216916


Jouw sollicitatieprocedure

Je solliciteert

Je solliciteert

Eerste contact

Eerste contact

Kennismaken

Kennismaken

Vervolggesprek

Vervolggesprek

Welkom bij Utrecht

Welkom bij Utrecht

Uitgelichte vacatures