Flexibel inzetbare bestuursassistent

Als flexibel inzetbare bestuursassistent ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. Samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs ondersteun je twee of meer bestuurders en zorg je ervoor dat alles vlot verloopt, ook als de werkdruk toeneemt. Je schakelt als stevige en verbindende partner moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles, houdt overzicht en weet rust en structuur te bewaren, zelfs in hectische situaties. Je houdt ervan om samen met je collega's de grote puzzel keer op keer opnieuw te leggen en te zorgen voor een soepele ondersteuning van de bestuurders. Je zal merken dat geen dag hetzelfde is.

Hieronder benoemen we de vier belangrijkste competenties voor deze functie en hoe deze tot uiting komen in jouw dagelijkse werk.

1. Organisatorisch talent: Jij weet als geen ander overzicht te houden in een complexe en dynamische omgeving.

• Hoe laat je dit zien? Je plant en beheert de complexe agenda’s van 1 of meerdere bestuurders, waarbij je vooruitdenkt en flexibel inspeelt op veranderende prioriteiten. Daarnaast zorg je ervoor dat alle benodigde stukken op tijd en in goede orde beschikbaar zijn voor afspraken.

2. Communicatieve vaardigheden: Je bent een stevige en verbindende gesprekspartner verbindende factor tussen bestuurders, collega’s, externe partners en inwoners.

• Hoe laat je dit zien? Je fungeert als eerste aanspreekpunt en intermediair, waarbij je helder en snel communiceert over afspraken en lopende zaken. Je schakelt soepel tussen verschillende communicatiekanalen en past je toon aan de doelgroep aan, van formele partners tot inwoners met vragen.

3. Proactief handelen: Je neemt het initiatief om uitdagingen aan te pakken en oplossingen te bieden voordat problemen ontstaan.

• Hoe laat je dit zien? Je signaleert proactief knelpunten in de agenda’s of werkprocessen en komt met praktische oplossingen. Daarnaast handel je zelfstandig mailverkeer af en zorg je dat urgente zaken direct de aandacht krijgen die ze verdienen.

4. Stressbestendigheid: Je blijft kalm en gefocust, ook als de druk toeneemt en er snel beslissingen moeten worden genomen.

• Hoe laat je dit zien? In hectische situaties bewaak je het overzicht en stel je prioriteiten. Je zorgt voor een positieve sfeer binnen het team en biedt ondersteuning aan collega’s waar de werkdruk of de nood het hoogst is.

Met jouw inzet zorgen we samen voor een sterke ondersteuning van ons college en een goed functionerend secretariaat. Op jou kunnen we bouwen!

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. In ons team van Bestuursassistenten word je een sleutelfiguur binnen de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit vier dynamische teams: het Kabinet, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten, die stuk voor stuk bijdragen aan een optimale ondersteuning en advisering van het Utrechtse college van B&W.

Je nieuwe werkplek bevindt zich op de 20ste verdieping van het Stadskantoor, waar je niet alleen van een adembenemend uitzicht geniet, maar ook van een omgeving die zowel letterlijk als figuurlijk hoogstaand is. De werksfeer is prettig en informeel, met een team dat diversiteit in achtergronden, ervaringen en perspectieven omarmt.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina. Lees hier meer over onze organisatie.

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. We zijn op zoek naar een dienstverlenende collega die accuraat is, een teamspeler, flexibel, stressbestendig en positief is ingesteld.

Jij hebt een gezond gevoel voor humor en bent in staat jezelf, de agenda van de bestuurders en de omgeving te managen. Daarnaast houd je overzicht in een complexe setting en weet je de juiste prioriteiten te stellen. Je hebt interesse in het lokale bestuur en een politiek-georiënteerde omgeving, daarbij ben je politiek sensitief.

Concreet heb jij:

• Hbo werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding of door een stevige portie ervaring in dit werkveld.
• Ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuur(der).
• Ervaring binnen een gemeente of semi overheid is een pre, maar geen harde eis.
• Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Teams).

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in

een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in

voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod: 

• Een 32- tot 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.359,- en € 4.811,-  op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Jouw thuisbasis is het stadskantoor van de gemeente Utrecht, het best bereikbare kantoor van Nederland, waar we waarde hechten aan zowel professionele als persoonlijke behoeften en overtuigingen. Op het stadskantoor vind je onder andere meerdere kolfruimtes en een stilteruimte voor iedereen die zijn of haar geloof wil belijden, of voor wie zich even terug wil trekken. Daarnaast bieden we ondersteuning voor jouw professionele behoeften, ook als je thuis werkt. Dit doen we met bijvoorbeeld een goed uitgeruste thuiswerkplek in bruikleen, zodat je ook vanuit huis optimaal kunt werken;
• Uitstekende verlofregelingen.
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.

Enthousiast geworden om als Bestuursassistent aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct, maar wel vóór 12 december a.s. Wanneer we meer dan 50 kandidaten hebben ontvangen voor deze vacature sluiten we de vacature eerder af, wacht dus niet te lang met het insturen van je solliciatie. Wij staan open voor iedereen en hechten veel waarde aan diversiteit binnen ons team. Daarom nodigen we kandidaten met een biculturele achtergrond van harte uit om te solliciteren.

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Jorrit Linders, manager Bestuursondersteuning, te bereiken via tel. 06 4605 6978. Voor alle vragen over de sollicitatieprocedure kun je bellen met Jan Willem de Boer, recruiter, 06 1829 1753. Krijg je geen gehoor, stuur dan een bericht via whatsapp.

Bij ons hoef je geen traditionele sollicitatiebrief te schrijven. We willen je juist leren kennen door jouw antwoorden op drie specifieke vragen. Hiermee krijg je de kans om te laten zien wat jou motiveert en hoe jij met uitdagende situaties omgaat.

De vragen zijn:

1. Motivatie: Wat motiveert jou in een functie waarin je voortdurend schakelt tussen verschillende mensen, taken en verantwoordelijkheden?
2. Werken in een veeleisende omgeving: Kun je een concreet voorbeeld geven van een situatie waarin je hebt gewerkt met veeleisende personen of in een omgeving waar alles snel moest worden opgepakt? Hoe zorgde je ervoor dat je het overzicht behield en prioriteiten stelde?
3. Nauwkeurigheid in het werk: Kun je beschrijven hoe je ervoor zorgt dat je werk altijd zorgvuldig en nauwkeurig wordt uitgevoerd, zelfs onder hoge druk? Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin jouw nauwkeurigheid het verschil maakte?

Schrijf je antwoorden in een korte en duidelijke tekst (max. 150 woorden per vraag) en voeg deze toe aan je sollicitatie. Zo maken we meteen kennis met jouw motivatie, aanpak en vaardigheden!

Kom je vervolgens op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. Voor de eerste ronde gesprekken hebben we maandagmiddag 16 december gereserveerd, houd jij hier ook rekening mee in je planning? Op donderdag 12 of vrijdag 13 december krijg je van ons een reactie op je sollicitatie.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.