Foto van stadhuis van Utrecht

Griffiesecretaris / Griffiemedewerker bij de Gemeenteraad van Utrecht

  • MBO, HBO
  • 32 uur
Reageer uiterlijk 22-08-2022

De Utrechtse Gemeenteraad bestaat uit 15 fracties en is een jonge en diverse Raad . De secretarissen zorgen dat de vergaderingen van de raadscommissies en de raad goed verlopen. Daarbij verzorgen zij de digitale 'stukkenstroom' van en naar de raad en raadscommissies. Ook stellen zij de vergaderagenda’s samen. Het team bestaat op dit moment uit zeven medewerkers met ieder een eigen portefeuille. Het is de ambitie om meer in gezamenlijkheid te werken en de inzet van de nieuwe collega secretaris zal daarom op verschillende portefeuilles plaatsvinden. Het kwaliteitsniveau van de afdeling is hoog en er is een groot gevoel voor verantwoordelijkheid en eigenaarschap op de diverse werkzaamheden.

Ter uitbreiding van het team van secretarissen zijn we op zoek naar een nieuwe collega. Een stevige Griffiesecretaris die snel inzetbaar is, verstand van zaken heeft en de politieke en persoonlijke sensitiviteit heeft om soepel én voortvarend kan inspringen in het team.

De griffie is een relatief jonge afdeling met een platte organisatie van circa 24 fte. Ambitieuze, goed opgeleide professionals en unieke persoonlijkheden. Samen met de rekenkamer en de fractiemedewerkers werken we hard en met veel plezier en passie voor onze raad en onze stad. Eén stap op onze afdeling op het Stadhuis is genoeg om de bijzondere sfeer binnen de griffie te ervaren. De hectiek is groot en geen dag is hetzelfde. We werken met veel enthousiasme aan onze ontwikkeling als team. Zowel met de talenten van onze medewerkers als met onze dienstverlening streven we naar de top.

Onze diensten zijn onder te verdelen in drie takken:

  • Advisering en ondersteuning: adviseren van de raad op een aantal inhoudelijke portefeuilles en het geven van informatie over nieuwe ontwikkelingen en wetgeving.
  • Procesmanagement: het goed laten verlopen van processen en besluitvorming en het doen van voorstellen voor verbetering van de effectiviteit en de efficiëntie van de werkzaamheden binnen de griffie en t.b.v. de raad en de commissies en het uitwerken en trekken van deze projecten.
  • Netwerken: investeren in een samenwerking tussen de griffie, de ambtelijke organisatie, de stad en de regio waarbij de insteek is elkaar te versterken.

Je hoofdtaken zijn het voorbereiden, organiseren en uitwerken van diverse typen vergaderingen van de gemeenteraad. Je stelt de juiste agenda op en zorgt dat de relevante stukken tijdig aan de agenda zijn gekoppeld. Vanuit jouw doelgerichtheid bewaak je de gemaakte afspraken. Om de raads- en commissieleden goed te kunnen ondersteunen, werk je samen met je directe collega-secretarissen, de raadsgriffier, de commissiegriffiers en de overige collega’s van de griffie. Je stemt regelmatig af met fracties en stafbureau gemeentesecretaris.

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer en een inhoudelijk interessante baan in één van de meest aantrekkelijke steden van Nederland. Samen met jou zorgen we dat alle inwoners van Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen. Dit doe je door datgene waar je goed in bent in te zetten.


Onderstaand vind je ons aanbod

  • Het betreft een functie van 32 uur in vier dagen (inclusief de donderdagavond) met een bruto maandsalaris tussen de €2.865 en €4.208 op basis van 36 uur. (schaal 9) Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
  • Tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met de intentie tot omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bij goed functioneren.
  • Uitstekende verlofregelingen
  • Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Jij kiest wat je met dit budget doet. Bijvoorbeeld extra verlof kopen, vakantiegeld, eindejaarsuitkering, alles eens per jaar laten uitbetalen.
  • Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en diverse cursussen en trainingen.
  • Kijk hier voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding. Daarnaast heeft het werken bij de gemeente Utrecht vele andere voordelen zoals (online) sporten met collega’s, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten.

Om succesvol te zijn in deze rol is het van belang je goed zicht hebt op bestuurlijke verhoudingen en processen in onze Gemeenteraad en de ondersteuning van de Raad. Door jouw stevigheid, je oog voor structuur, relativeringsvermogen en stressbestendigheid creëer je overzicht en ben jij volledig in control. Je houdt van een dynamische omgeving en tegelijk kun je je in een drukke omgeving goed concentreren en bijzonder accuraat werken.

Op persoonlijk vlak vinden we het van belang dat je beschikt over een sterke politieke radar, een grote dosis omgevingssensitiviteit en een scherp afgesteld gevoel voor persoonlijke verhoudingen. Je stelt graag verbeteringen in het proces voor, maar kan die vanuit de inhoud beargumenteren en laat daarin merken dat je weet waar het over gaat.

Aanvullend beschik je over:

  • HBO werk- en denkniveau;
  • Idealiter beschik je over een aantal jaar relevante werkervaring als (Griffie)secretaris (of gerelateerd) bij de lokale of provinciale overheid
  • je hebt een sterke en benoembare affiniteit en interesse op het gebied van bestuurlijke besluitvorming; 
  • je hebt kennis van procedures/werkwijzen rond bestuur en/of Gemeenteraad;
  • je bent digitaal vaardig;
  • je hebt de bereidheid om, indien nodig,  in uitzonderlijke gevallen tot laat in de avond aanwezig te zijn op het Utrechtse Stadhuis ter ondersteuning van de Raads- en Commissievergaderingen.  (donderdag en dinsdag) Doorgaans duren vergaderingen tot 21.00u, in sommige gevallen kan het uitlopen.

Enthousiast geworden om als Griffiesecretaris aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct. Heb je vragen over de vacature neem dan na 1 augustus contact op met Linda Malaihollo, 06 1852 8444. Als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Recruiter Patrick Schmitt, 06 5393 7783

.

We streven naar een start op zo kort mogelijke termijn. Benoem in je sollicitatiebrief je eventuele gewenste startdatum. Je kunt solliciteren tot maandag 22 augustus a.s. De gesprekken vinden plaats in de week daaropvolgend.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.




Heb je vragen?

Neem dan contact op met

Jan Willem de Boer

+31618291753


Jouw sollicitatieprocedure

Je solliciteert

Je solliciteert

Eerste contact

Eerste contact

Kennismaken

Kennismaken

Vervolggesprek

Vervolggesprek

Welkom bij Utrecht

Welkom bij Utrecht

Uitgelichte vacatures