Beleidsadviseur Roman in de stad

Informatie en Procesadviseur

  • HBO, WO
  • 32 - 36 uur
Reageer uiterlijk 12-02-2023

De gemeente Utrecht is voor haar onderdeel Publiekszaken op zoek naar een Informatie en Procesadviseur met een specialisatie in recordmanagement voor het slim en efficiënt organiseren van de werkprocessen rondom informatiebeheer. Bij Publiekzaken worden paspoorten uitgegeven, geboortes geregistreerd, nieuwe inwoners ingeschreven en ook het Klant Contact Centrum is onderdeel van Publiekszaken.

Dat betekent een kritieke set aan datastromen met gevoelige en persoonlijke informatie. Degelijk en accuraat informatiebeheer staat daarom centraal in deze functie. Het Informatie- en Procesmanagementteam ondersteunt met een dynamisch en bevlogen team de afdeling Publiekszaken in haar missie voor zorgvuldige en persoonlijke dienstverlening aan onze (toekomstige) inwoners. Ga jij hier binnenkort onderdeel van uitmaken?

Als Informatie- en Procesadviseur (IPA) ben je binnen het Informatie- en Procesmanagementteam (IPM) verantwoordelijk voor het (door)ontwikkelen van het recordmanagement binnen Publiekszaken en het continue verbeteren van de kwaliteit van onze gegevensverwerking en opslag. Jij stuurt op de uitvoering van gemeentebrede standaarden en ontwikkelt deze door voor vraagstukken binnen Publiekszaken. Daarnaast vertegenwoordig je het organisatieonderdeel Publiekszaken in overlegstructuren en stuurgroepen rondom gegevensbeheer en -kwaliteit.

In het dagelijkse werk geef je o.a. advies aan de uitvoerende collega’s over de wettelijke bewaartermijnen van gegevens en zie je toe op een correcte vernietiging. Daarnaast werk je mee aan een aantal afdelingsbrede transities, zoals de overgang naar het werken in een cloud-omgeving en de implementatie van een nieuw zaaksysteem. Samen met de collega’s van onze interne IT-serviceorganisatie en functioneel beheer zorg jij ervoor dat deze goed landen bij o.a. de burgerzakenspecialisten en klantadviseurs.

Dit betekent dat je:

  • Met een frisse en moderne blik kijkt naar de inrichting van dienstverleningsprocessen en de inzet van ICT daarbij. Digitalisering is voor ons een belangrijk thema.
  • Vormgeeft aan het recordmanagement binnen Publiekszaken, waaronder het opzetten en onderhouden van een betrouwbaar informatiebeheer dat aansluit bij de gemeentebrede richtlijnen.
  • Het Informatie beheerplan (IBP) opstelt voor Publiekszaken en coördineer je de acties voortkomend uit het beheerplan.
  • Samen met de twee Information Security Officers van Publiekszaken ondersteun je het managementteam in het herkennen en inspelen op risico’s en kansen op het gebied van gegevensbeheer, informatiebeveiliging en datahygiëne.
  • Publiekszaken vertegenwoordigt in gemeentebrede overleggen met o.a. de gemeentearchivaris en collega’s van gegevensbescherming en proces- en projectmanagement.

Je dagelijkse werk bestaat o.a. uit:

  • Je signaleert tekortkomingen in recordmanagement/archiveren en ontwerpt oplossingen die de uitvoering zo minimaal mogelijk belasten.
  • Je bent de eerste vraagbaak voor alle archiveringsvraagstukken vanuit de uitvoering en ondersteunende diensten binnen Publiekszaken.
  • Je schrijft werkinstructies en ziet toe op het uitvoeren van het recordmanagementbeleid. Waar nodig stuur je bij.  
  • De projectleiding van recordmanagement (migratie)projecten en participeert in gemeentebrede werkgroepen.
  • Coördineren van cyclische vernietiging en correcte lange termijnarchivering (tot wel 100+ jaar) van informatie (digitaal en analoog).

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Jouw werkplek is bij Publiekszaken waar kritieke processen worden uitgevoerd voor de inwoners van een snelgroeiende stad. Dit vraagt om een ondersteunend Informatie- en procesmangementteam (IPM) dat de uitvoering van deze taken altijd centraal stelt. Dat geeft jou deels de vrijheid om het werk in te richten in je eigen werkstijl en vraagt ook een grote zorgvuldigheid in de aanpak zodat de uitvoering nooit in gedrang komt.

Het IPM-team bestaat uit een manager, vier informatie- en procesadviseurs met elk een eigen specialisme, vijf functioneel beheerders en twee information privacy officers (DISO). De afdeling Publiekszaken en dus ook het IPM-team groeit mee met de stad. Het IPM-team heeft decennia aan kennis in huis waardoor je verzekerd bent van een warm welkom en altijd collega’s hebt op om terug te vallen met vragen en ondersteuning.  

Lees hier meer over onze organisatie op deze site of op www.utrecht.nl

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent.

We verwachten dat jij goed thuis bent in gegevensbeheer en -bescherming en dat je weet hoe belangrijk dit is binnen een grote (uitvoerings)organisatie met veel kritieke gegevensstromen. En dat dit in combinatie met jouw sterke communicatieve vaardigheden bijdraagt aan heldere plannen en praktische adviezen. Daarin onderbouw je standpunten en weet jij bij te dragen aan visievorming.

Je vormt een brug tussen proces en techniek, weet collega’s samen te brengen en het te enthousiasmeren voor de uitvoering. Daarin wil jij resultaat behalen. Jouw instelling is pragmatisch en op verbinding gericht.  

Voor deze vacature breng je mee:

  • HBO werk- en denkniveau en relevante scholing of werkervaring waaruit dit blijkt.
  • Meerder jaren ervaring als recordmanager en/of in proces-en kwaliteitsmanagement.
  • (Technische) kennis van Document Management Systemen.
  • Kennis en ervaring met het analyseren van gegevensstromen en -processen en het uitvoeren van verbeter- of beheertrajecten.
  • Je bent op de hoogte van de laatste (nationale) ontwikkelingen op het gebied van gegevensbeheer en -bescherming
  • Kennis en/of ervaring opgedaan met gemeentelijke processen of in staat je dit snel eigen te maken.

Werken in één van de meest aantrekkelijke steden van Nederland. Samen met jou zorgen we dat alle inwoners van Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen.

Onderstaand vind je ons aanbod:

  • Een 32-36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.406 en € 5.021 op basis van 36 uur (schaal 10A). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
  • Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
  • Een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar, met uitzicht op een vast contract.
  • Een goede balans tussen werk en privé. Thuiswerken is mogelijkheid. Bespreekbaar is om 4x9 te werken.
  • Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding en de uitgebreide verlofregelingen kijk je hier.

Enthousiast geworden om als Informatie en Procesadviseur aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Reageer dan direct. Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Kristin van der Veen, Informatie- en Procesmanager, 06 - 81 01 86 72. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Chawa Verwer, recruiter via 06 - 18 52 83 51.

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.




Heb je vragen?

Neem dan contact op met

Chawa Verwer

+31618528351 +31302862798


Jouw sollicitatieprocedure

Je solliciteert

Je solliciteert

Eerste contact

Eerste contact

Kennismaken

Kennismaken

Vervolggesprek

Vervolggesprek

Welkom bij Utrecht

Welkom bij Utrecht

"Waardevolle digitale producten ontwikkelen. Daar doen we het voor."

Jeroen en René UX/Product designers

"Ik mag me verdiepen in hoe digitalisering kan helpen Utrecht nóg beter te maken."

Yannick Adviseur CIO

"Ik krijg alle ruimte om mijn eigen ideeën en creativiteit te volgen."

Sanne Scrum Master

Uitgelichte vacatures