Twee mensen in het stadskantoor bij een tafel met een tablet. In beeld staat de tekst Utrecht heeft jou nodig.

Management Assistent

Management Assistent

  • mbo
  • 32 - 36 uur
  • 2666 - € 3784
  • Solliciteer vóór 22 april 2024

Utrecht heeft jou nodig! Ben je een ster in organiseren, ben je altijd op zoek naar verbetering en krijg jij energie van het proactief ondersteunen van managers en teams? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor je binnen de leukste afdeling van de gemeente Utrecht: Vergunningen, Toezicht en Handhaving. Lees gauw verder en solliciteer direct op deze functie van management assistent!  

In de functie van management assistent ben je hét aanspreekpunt voor de managers en teams die je ondersteunt. Jij bent een echte duizendpoot en je ondersteunt en organiseert in de breedste zin van het woord. Concreet betekent dit dat je: 

  • Met plezier de complexe agenda’s en afdelingsmailbox beheert en in staat bent om in te schatten wat wel en minder belangrijk is in de agenda’s en mailbox en daarover helder communiceert; 

  • De vergaderingen binnen de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving notuleert; 

  • Kantoorartikelen, visitekaartje, bloemen etc. bestelt; 

  • Afspraken maakt voor in- en externen;  

  • Grote bijeenkomsten en events organiseert inclusief in- of externe locatie; 

  • Ondersteunende HRM-taken uitvoert voor directie en management. Dit betreft bijvoorbeeld ondersteuning bij sollicitatieprocedures, als plannen en het versturen van uitnodigingen via systeem Ubeeo en daarnaast zaken regelt bij de indiensttreding van nieuwe medewerkers; 

  • Financiële verplichtingen aanmaakt in het door de gemeente gebruikte systeem SAP SRM.  

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij het Officemanagement van de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH). In dit team werken 11 managementassistenten, die in groepjes gedetacheerd worden bij de verschillende onderdelen van VTH. Zo ondersteun jij samen met twee andere collega’s de managers en teams bij Toezicht en Handhaving Openbare Ruimte (THOR). Ondanks dat het een een hectische plek kan zijn, met veel in- en uitloop van de BOA’s, is de sfeer ontspannen, gezellig en wordt er graag een dolletje gemaakt. Je werkt in deze functie op de 10e verdieping van het Stadskantoor, pal op Utrecht centraal.  

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina

Lees hier meer over onze organisatie. 

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Uiteraard breng jij relevante ervaring in een vergelijkbare functie mee, waardoor plannen en organiseren in jouw bloed zit. Je bent flexibel in de breedste zin van het woord, waardoor je snel kan schakelen tussen de verschillende taken en vindt het niet erg om aanwezig te zijn wanneer dat verwacht wordt. Je zet je assertiviteit in, waardoor je je niet snel van je stuk laat brengen. Tot slot ben je een echte teamplayer, waardoor je niet alleen goed kunt samenwerken met andere managementassistenten, maar ook met de rest van de afdeling.  

Concrete eisen zijn:  

  • Je brengt MBO werk- en denkniveau mee;  
  • Ervaring in een vergelijkbare rol als Managementassistent, waarin je te maken had met complex agendabeheer;  
  • Ruime ervaring met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen; 
  • Beschikbaar om op vrijdag te werken. 

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer, een inhoudelijk interessante baan met voldoende ontwikkelingsmogelijkheden en uitdagende verantwoordelijkheden. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod: 

  • Een werkweek van 32 of 36 uur verdeeld over 4/5 dagen is bespreekbaar met een bruto maandsalaris tussen de € 2.666,- en € 3.784,- en op basis van 36 uur (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden; 

  • Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld; 

  • Een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar, met uitzicht op een vast contract; 

  • Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina. 

Enthousiast geworden om als Managementassistent bij ons aan de slag te gaan? Solliciteer dan direct, maar uiterlijk op zondag 21 april. We vragen om jouw motivatie en een cv.  

Dit betreft een vacature voor 2 fte en daarom hopen wij zo spoedig mogelijk versterkt te kunnen worden door twee enthousiaste collega's. 

Heb je vragen over de vacature of de organisatie neem dan contact op met Annemarie Pot, Management Assistent, via 06- 34 60 97 08.

Heb je vragen over de procedure? Neem dan contact op met Irina Bonder (06-38218775), corporate recruiter, te bereiken op 06-38 21 87 75. 

We laten je zo snel mogelijk na de sluitingsdatum weten of we je uitnodigen voor een eerste gesprek. De eerste gesprekken vinden plaats op ons Stadskantoor in de week van 29 april. 

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.




Heb je vragen?

Neem dan contact op met

Irina Bonder

+31638218775 030 2860687


Jouw sollicitatieprocedure

Je solliciteert

Je solliciteert

Eerste contact

Eerste contact

Kennismaken

Kennismaken

Vervolggesprek

Vervolggesprek

Welkom bij Utrecht

Welkom bij Utrecht

Uitgelichte vacatures