Managementassistent

Als managementassistent ondersteun je het groepshoofd, twee teamleiders en de medewerkers van de groep Water, Riolering, Gemalen (WRG). Je bent hét aanspreekpunt voor de afdeling. Complex agendabeheer, plannen van afspraken, verslaglegging (notuleren), beantwoorden van mails, opstellen van brieven en agenda’s is maar een greep uit de werkzaamheden die je verricht. Je zorgt dat de inkoopopdrachten in het inkoopsysteem van de gemeente Utrecht (SAP/SRM) worden aangemaakt en je beoordeelt en behandelt facturen (SAP). Dit maakt dat jouw dag nooit hetzelfde is!

Concreet bestaan je werkzaamheden uit:

• Afspraken maken, zowel intern als extern;
• Organiseren van bijeenkomsten en reserveren van benodigde ruimtes;
• HRM-ondersteunende werkzaamheden voor de afdeling, zoals onboarding regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en het inplannen sollicitatiegesprekken;
• Beheren van een aantal mailboxen en agenda’s;
• Aanmaken van inkoopopdrachten in het gemeentelijk inkoopsysteem SAP en het beoordelen/behandelen van facturen in SAP en andere administratieve taken; 
• Voorbereiden en notuleren van diverse overleggen en het bewaken van actiepunten en deadlines;
• Ondersteunen bij subsidieaanvragen en financiële verantwoording.

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij Beheer Openbare Ruimte (BOR); het interne ingenieursbureau van onze gemeente. BOR bestaat uit vier groepen: Wegen, Constructies/Spelen en Installaties (WCI), Water, Riolering en Gemalen (WRG), Groen en Ondergrond (G&O), en Strategie en Bedrijfsbureau (S&B). Hier werken ruim 190 medewerkers en de afdeling is groeiende.

De groep Water, Riolering, Gemalen (WRG) bestaat uit ongeveer 45 medewerkers. Je werkt nauw samen met je collega projectondersteuner. Samen zijn jullie 1 team! Jullie kunnen elkaars werk overnemen bij ziekte of verlof en jullie helpen elkaar waar nodig. Naast de vaste taken wordt het zeker gewaardeerd wanneer je andere gerelateerde werkzaamheden oppakt, hierdoor blijft je werk uitdagend. 

Kijk voor meer informatie over de afdeling op: Bouw en techniek - Gemeente Utrecht (werkenbijutrecht.nl)

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij de verbinding tussen management, medewerkers en externe relaties kunt zijn.

Door je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je houdt je hoofd koel in hectische periodes. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback en vernieuwing en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen.

Voor deze vacature breng je mee:

• MBO werk- en denkniveau, bijvoorbeeld in de richting van een secretariële opleiding. 
• Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Daarnaast ben je communicatief vaardig.

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij.

Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een werkweek van 36 uur met een bruto maandsalaris tussen de € 2.700,- en € 3.831,- op basis van 36 uur (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden  

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. 
• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris;  
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en trainingen. Je krijg onbeperkt toegang tot GoodHabitz. 
• Jouw thuisbasis is de Tractieweg van de gemeente Utrecht. Ook bieden we ondersteuning voor een goed uitgeruste thuiswerkplek in bruikleen, zodat je ook vanuit huis optimaal kunt werken; 
• Bekijk hier de infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Voor de volledige beschrijving van alle overige arbeidsvoorwaarden, ga naar deze pagina. 

Enthousiast geworden om als managementassistent aan de slag te gaan? Solliciteer dan direct maar uiterlijk op 6 april 2025. Wij laten je zo snel mogelijk weten of we je uitnodigen voor een gesprek. De gesprekken vinden plaats op donderdag 10 april aanstaande.

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Florien Westermann, Teamleider Beleid & Programma, via telefoonnummer 06-48515814. Voor alle vragen over de sollicitatieprocedure kun je bellen met Martin Kuil, recruiter, via telefoonnummer 06-28826567. Krijg je geen gehoor, stuur dan een appje!  

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.