Managementassistent

  • MBO
  • 32 - 36 uur
Reageer uiterlijk 23-01-2022

In deze functie maak je deel uit van het secretariaat Mens en Organisatie (M&O) dan wel van het secretariaat Financiën, Inkoop en Juridische Zaken (FIJ), we zijn op zoek naar 2 managementassistenten. Bij het secretariaat M&O ligt het zwaartepunt bij de ondersteuning, samen met 3 collega’s, van het MT van M&O. Daar komt bij, met uitbreiding van de capaciteit, de ondersteuning van het MT van de staf van het Strategie en Bedrijfsvoeringsnetwerk (BSN).

Het secretariaat FIJ ondersteunt met 2 assistenten, de managers van financiën, juridische zaken en de manager inkoop die per 1 februari 2022 start.

Jij en je collega’s zijn lid van een team van ongeveer 20 assistenten van de Staf Bedrijfsvoering & Strategie (SBS). Jullie dragen met elkaar de verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van het management als geheel, waarbij ieder ook een eigen vast team vormt met de “eigen” manager(s). Je regelt met de collega’s van het team de planning en de bezetting van het team Officemanagement. Je werkt als team samen aan de doorontwikkeling van het team.

We zoeken een managementassistent pur sang. Als ervaren managementassistent ben je een echte duizendpoot en ondersteun en organiseer je in de breedste zin van het woord. Dit betekent dat je:

  • Managers ondersteunt op organisatorisch en secretarieel gebied;
  • Samen met je collega’s een professionele dienstverlening aanbiedt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning;
  • Met plezier de complexe agenda’s en volle mailboxen beheert en in staat bent om in te schatten wat wel en minder belangrijk is in de agenda’s en mailboxen en daarover helder communiceert;
  • Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in iBabs komen te staan en dat de outlookagenda en iBabs perfect op elkaar aansluiten;
  • De organisatorische aspecten die bij het agendabeheer horen naadloos regelt;
  • Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de organisatie en actualiteiten in het dossier van je manager;
  • Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
  • Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is;
  • Waar nodig en mogelijk meedraait als assistent in projecten.

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer en een inhoudelijk interessante baan in één van de meest aantrekkelijke steden van Nederland. Samen met jou zorgen we dat alle inwoners van Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen. Dit doe je door datgene waar je goed in bent in te zetten. Onderstaand vind je ons aanbod:

  • Een 32 tot 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de €2.484 en €3.591 op basis van 36 uur (schaal 8). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden;
  • Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd met een proeftijd van 2 maanden;
  • Uitstekende verlofregelingen;
  • Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Jij kiest wat je met dit budget doet. Bijvoorbeeld extra verlof kopen, vakantiegeld, eindejaarsuitkering of alles eens per jaar laten uitbetalen;
  • Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en diverse cursussen en trainingen;
  • Kijk hier voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding. Daarnaast heeft het werken bij de gemeente Utrecht vele andere voordelen zoals (online) sporten met collega’s, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten.

Jij bent het visitekaartje van de afdeling en je vormt de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig dit gecombineerd met een flinke dosis politieke sensitiviteit. Daarnaast breng je flexibiliteit mee en ben je stressbestendig. Je herkent jezelf in onderstaand profiel:

  • Je bent in het bezit van een afgeronde relevante opleiding op tenminste mbo plus niveau;
  • Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring als managementassistent van een (concern)manager;
  • Je hebt recente ervaring met de werkwijze van een grote gemeentelijke organisatie, het lokale bestuur en/of in een andere politiek georiënteerde omgeving;
  • Je bent bekend met de systemen die gebruikt worden of kunt deze je snel eigen maken (zoals Office, Teams, Ibabs, Zaaksysteem, Digiplaza).

Enthousiast geworden om als Managementassistent bij ons aan de slag te gaan? Solliciteer direct, of uiterlijk op 23 januari. Heb je vragen over de inhoud van de vacature of de organisatie? Neem dan contact op met Marcel Dagniaux, Teammanager, 06 - 10 23 39 98. Als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Mieke van der Vlis, Recruiter, 06 - 48 19 23 32.

Geef in je motivatiebrief duidelijk aan waarom je bij Gemeente Utrecht wil werken.

Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een (digitaal) kennismakingsgesprek in de week van 31 januari t/m 4 februari.

Binnen het team is een weekbezetting afgesproken die ervan uitgaat dat je in elk geval op vrijdag werkt. Jij en je collega’s stemmen een eventuele vaste vrije dag af zodat een continue weekbezetting is gegarandeerd.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.




Heb je vragen?

Neem dan contact op met

Mieke van der Vlis

+31648192332


Jouw sollicitatieprocedure

Je solliciteert

Je solliciteert

Eerste contact

Eerste contact

Kennismaken

Kennismaken

Vervolggesprek

Vervolggesprek

Welkom bij Utrecht

Welkom bij Utrecht

Uitgelichte vacatures