Managementassistent

Je werkt in een team van enthousiaste en betrokken collega’s. Jij bent hét aanspreekpunt voor de managers en teams die je ondersteunt. Als ervaren managementassistent ben je een echte duizendpoot en ondersteun en organiseer je in de breedste zin van het woord. Dit betekent dat je:

• Met plezier de complexe agenda’s en volle mailboxen beheert en in staat bent om in te schatten wat wel en minder belangrijk is in de agenda’s en mailboxen en daarover helder communiceert;
• Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in iBabs komen te staan en dat de outlookagenda en iBabs perfect op elkaar aansluiten;
• De organisatorische aspecten die bij het agendabeheer horen naadloos regelt;
• Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is;
• Ondersteunende HRM-taken uitvoert voor directie en management. Dit betreft bijvoorbeeld ondersteuning bij sollicitatieprocedures en zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers;
• Waar nodig en mogelijk meedraait als assistent in projecten.

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen.

In deze functie maak je deel uit van het secretariaat Directiezaken. Samen met je twee collega’s ondersteun je naast Directiezaken, waar ook een aantal vakdisciplines onder vallen, ook de afdeling Inzamelen, Markten en Havens en Wijkonderhoud en Service. Er heerst een goede sfeer op de afdeling en samenwerken staat hoog in het vaandel.

Het dagelijks werk van Stadsbedrijven is het visitekaartje van de gemeente. Of het nu gaat om het inzamelen van afval, het beheren, onderhouden of reinigen van de openbare ruimte, sportlocaties, zwembaden, parkeergarages, begraafplaatsen en welzijnsaccommodaties, de bereikbaarheid van en in de stad, bomen of grachten ...Iedereen ziet ons werk!

Lees hier meer over onze organisatie: Over ons - Werken bij de Gemeente Utrecht (werkenbijutrecht.nl)

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Als managementassistent ben jij hét visitekaartje van de afdeling en vorm je de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties. Het belangrijkste vinden wij dat jij jouw werk met veel enthousiasme doet. Je hebt een zelfstandige werkhouding en je hebt overzicht op je eigen werk. Natuurlijk kun je goed plannen en organiseren. Je durft op een prettige manier feedback te geven en staat open om dit ook te ontvangen. Ten slotte ben je stressbestendig, flexibel en een echte teamplayer.

Verder vinden wij het belangrijk dat onze nieuwe collega:

• Beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval MBO-4 niveau. Daarnaast heb je ervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;
• De Nederlandse taal uitstekend beheerst, zowel mondeling als schriftelijk;
• Ruime ervaring heeft met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook en Teams) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen.

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer, een inhoudelijk interessante baan met voldoende ontwikkelingsmogelijkheden en uitdagende verantwoordelijkheden. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een werkweek van 36 uur verdeeld over 5 dagen (of een werkweek van 32 uur verdeeld over 4 dagen is bespreekbaar) met een bruto maandsalaris tussen de € 2.255, en €3301 en op basis van 36 uur (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden;
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar met uitzicht op een vast contract bij goed functioneren.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% bovenop je salaris.
• We bieden veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en opleidingen.
• We vinden een goede balans tussen werk en privé belangrijk voor onze medewerkers en daarom werken we hybride. Dit betekent dat jij de mogelijkheid krijgt om deels vanuit huis te werken. Je werklocatie is de Tractieweg, het centrum van onze uitvoerende organisatie.
• Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding kijk je hier.

Enthousiast geworden om als Managementassistent bij ons aan de slag te gaan? Solliciteer dan uiterlijk zondag 2 april 2023. We vragen om jouw motivatie en een cv. Heb je vragen over de vacature of de organisatie neem dan contact op met Petra Becker, Managementassistent (06 - 51723332). Heb je vragen over de procedure? Neem dan contact op met Irina Bonder (06-38218775), Corporate Recruiter. Krijg je geen gehoor, stuur dan een appje!

Na je sollicitatie, laten we je zo snel mogelijk weten of we je uitnodigen voor een gesprek. Dit gesprek zal op locatie gevoerd worden op donderdag 6 april tussen10.00 en 12.45 uur. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.