Managementassistent Ruimte

Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor diverse secretariële, ondersteunende en administratieve taken ten behoeve van één of meerdere managers van een gilde (afdeling).

Diverse ballen in de lucht houden? Daar draai jij je hand niet voor om:

• Je beheert proactief de agenda van de manager(s) en denkt daarbij steeds een paar stappen vooruit
• Je signaleert en zorgt voor opvolging van gemaakte afspraken
• Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen
• Je voert ondersteunende HRM-taken uit voor je managers. Dit betreft bijvoorbeeld ondersteuning bij sollicitatieprocedures, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties in het personeelssysteem
• Je beheert de secretariaatsmailbox en handelt verzoeken zelfstandig af. Je zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox, zodat het werk gemakkelijk door een collega overgenomen kan worden als jij er niet bent
• Bij afwezigheid van de collega’s op de frontoffice van het secretariaat (Servicepunt) wordt teruggevallen op bezetting door de managementassistenten, hierin heb jij ook een taak

Als managementassistent maak je deel uit van het secretariaat Ruimte, onderdeel van het gilde Bedrijfsvoering. Het secretariaat bestaat uit 16 medewerkers en is een hecht, professioneel en gezellig team. In dit team werken allemaal teamplayers en staat iedereen voor elkaar klaar.

Wij bieden jou de kans om jouw managementervaring in te zetten voor één van de meest vooruitstrevende gemeente van Nederland. Om jou te inspireren, kom je te werken in een bruisende omgeving. Ons stadskantoor staat met haar 21 verdiepingen midden in de stad die volop in ontwikkeling is. Je hebt dus prachtig uitzicht over de stad waar jij voor werkt.

Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod, kijk ook verder op de bijgevoegde link voor de overige arbeidsvoorwaarden.

• Een werkweek van minimaal 24 en maximaal 32 uur met een bruto maandsalaris tussen de € 2.255,- en € 3.301,- op basis van 36 uur (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar. Met de kans op vast dienstverband bij goed functioneren
• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris
• Bij de gemeente Utrecht werken wij hybride. Dit betekent dat jij de mogelijkheid krijgt om deels thuis te werken
• Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding kijk je hier

Als managementassistent ben je professioneel, proactief en nauwkeurig. Je kunt snel schakelen en denkt mee. Je hebt een zelfstandige werkhouding en je hebt overzicht op je eigen werk. Natuurlijk kun je goed plannen en organiseren. Je durft op een prettige manier feedback te geven en staat open om dit ook te ontvangen. Tenslotte ben je stressbestendig en flexibel. Dat allemaal? Jazeker en daarnaast verwachten we ook het volgende van onze nieuwe collega:

• Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval MBO-4 niveau
• Daarnaast heb je ervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving. We zoeken géén starter
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk
• Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen
• Je bent enthousiast en hebt zin om bij ons te beginnen!

Enthousiast geworden om als managementassistent aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct. Er zit aan deze vacature geen sluitingsdatum. Zodra wij enthousiast worden van jouw sollicitatie, nodigen wij jou uit voor een gesprek.

Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Léonie Roverts, Coördinator officemanagement ruimte, 06 - 39 00 69 12. Voor alle vragen over de sollicitatieprocedure kun je bellen met Axel Overmeen, corporate recruiter, 06 – 28 82 65 20. Krijg je geen gehoor, stuur dan een appje!

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Je bent van harte welkom!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.