Twee managementassistenten samen achter de laptop op kantoor

Managementassistent Werk & Inkomen

  • MBO
  • 36 uur
Reageer uiterlijk 02-10-2022

Utrecht is de snelst groeiende stad van Nederland met een verwachte groei naar 450.000 inwoners in 2040. Het organisatieonderdeel Werk en Inkomen (W&I) richt zich op het vergroten van de zelfstandigheid van de huidige én toekomstige Utrechters. Hierbij  ondersteunen wij werkzoekenden richting de arbeidsmarkt en het weer meedoen in de maatschappij. Op deze manier leveren wij een bijdrage aan de leefbaarheid en sociale samenhang in de stad.

Voor Werk en Inkomen zijn wij op zoek naar een enthousiaste en proactieve managementassistent.

Het Officemanagement van W&I is op zoek naar een collegiale duizendpoot waar het team op kan bouwen en die zich niet laat afschrikken door een zeer hectische en dynamische omgeving. De werkzaamheden zijn divers en kunnen soms op ad hoc basis gevraagd worden. Je ondersteunt teamleiders op administratief, secretarieel en organisatorisch gebied in de breedste zin van het woord.

Concreet houdt dit in dat jij:

  • Met plezier een aantal mailboxen beheert en in staat bent te prioriteren en daarover helder communiceert
  • Afspraken maakt, zowel intern als extern
  • Projecten/evenementen en vergaderingen organiseert en ondersteunt
  • Werkt met verschillende systemen waaronder MUIS, SAP en Ibabs
  • Ondersteuning biedt bij werving en selectie zoals o.a. inplannen sollicitatiegesprekken
  • Wanneer nodig, de vervanger bent van je collega’s binnen het OM bij verlof en ziekte
  • Overige administratieve taken die aan de orde komen o.a. (grote) mailingen

Door veranderingen in de organisatie krijg jij binnenkort meer verantwoordelijkheden. Je gaat je dan namelijk ook bezighouden met:

  • Voorbereiden van het 2- wekelijkse Staf overleg met de wethouder
  • Oppakken HRM-ondersteunende taken voor de teamleiders

Als Managementassistent werk je bij je bij het organisatieonderdeel Werk en Inkomen binnen het team Officemanagement. Binnen dit team zijn 8 medewerkers elke dag druk bezig om verschillende teams te ondersteunen met secretariële en administratieve werkzaamheden.

Er heerst binnen het team een fijne werksfeer. Er wordt hard gewerkt met elkaar, maar er is zeker ruimte voor humor en collega’s staan voor elkaar klaar. Je komt in een warm bad terecht.

Wij bieden jou de kans om jouw managementervaring in te zetten voor één van de meest vooruitstrevende gemeente van Nederland. Om jou te inspireren, kom je te werken in een bruisende omgeving. Ons stadskantoor staat met haar 21 verdiepingen midden in de stad die volop in ontwikkeling is. Je hebt dus prachtig uitzicht over de wijken waar jij voor werkt.

Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod, kijk ook verder op de bijgevoegde link voor de overige arbeidsvoorwaarden.

  • Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 2.255,- en € 3.301,- op basis van 36 uur (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring
  • Tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar met de mogelijkheid tot omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
  • Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Jij kiest wat je met dit budget doet. Bijvoorbeeld extra verlof kopen een eindejaarsuitkering of alles eens per jaar laten uitbetalen
  • Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en diverse cursussen en trainingen
  • Kijk hier voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding. Daarnaast heeft het werken bij de gemeente Utrecht vele andere voordelen zoals (online) sporten met collega’s, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten

Jij bent het visitekaartje van de afdeling en je vormt de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je staat open voor feedback, vernieuwingen en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig dit gecombineerd met een flinke dosis politieke sensitiviteit.

Je herkent jezelf in onderstaand profiel:

  • Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op MBO-plus
  • Je hebt ruime ervaring als managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving
  • Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten (Outlook) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen
  • Pro activiteit, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn belangrijke competenties in deze functie
  • Je hebt uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
  • Jouw werkdagen zijn i.v.m. de bezetting maandag, dinsdag, woensdag (om de week), donderdag en vrijdag

Enthousiast geworden om als managementassistent aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct maar uiterlijk op zondag 2 oktober. De eerste gesprekken zijn gepland op woensdag 12 oktober.

Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Said Tarrahi, Officemanagement W&I, op 06 – 38 67 71 15. Voor alle vragen over de procedure en de organisatie van Gemeente Utrecht kun je bellen met Martin Kuil, corporate recruiter, op 06 – 28 82 65 67. Krijg je geen gehoor, stuur dan een appje!

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Je bent van harte welkom!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.




Heb je vragen?

Neem dan contact op met

Martin Kuil

0628826567 +31628826567


Jouw sollicitatieprocedure

Je solliciteert

Je solliciteert

Eerste contact

Eerste contact

Kennismaken

Kennismaken

Vervolggesprek

Vervolggesprek

Welkom bij Utrecht

Welkom bij Utrecht

Uitgelichte vacatures