Een vrouw met op de achtergrond een atelier. In beeld staat de tekst Utrecht heeft jou nodig.

Managementassistente

Managementassistente

  • mbo
  • 28 - 36 uur
  • 2666 - € 3784
  • Solliciteer vóór 8 juli 2024

Ben je een expert op het gebied van ondersteunen en vind je het leuk om je met een brede diversiteit aan werkzaamheden bezig te houden? Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. In het team van assistenten zorg je er samen voor dat je het management en onze collega’s ontzorgt, als jullie het oppakken weten wij dat het goed komt.

Herken jij jezelf? Dan maken we graag kennis met je! 

Je werkt in een team van enthousiaste en betrokken collega’s. Jullie ondersteunen het groepshoofd, teamleiders én de medewerkers van de afdeling WCI. Je bent hét aanspreekpunt voor de afdeling. Complex agendabeheer, plannen van complexe afspraken, verslaglegging (notuleren), beantwoorden van mails, opstellen van brieven en agenda’s is maar een greep uit de werkzaamheden die je verricht. Een belangrijke taak die ook bij jou thuishoort is het aanmaken van inkoopopdrachten in het inkoopsysteem van de gemeente Utrecht (SAP/SRM) en het beoordelen en behandelen van facturen (SAP). Dit maakt dat jouw dag nooit hetzelfde is!

Concreet bestaan je werkzaamheden uit:

  • Afspraken maken, zowel intern als extern;
  • Voorbereiden en notuleren van diverse overleggen;
  • Organiseren van bijeenkomsten en reserveren van benodigde ruimtes;
  • HRM-ondersteunende werkzaamheden voor de afdeling, zoals zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;
  • Ondersteuning bieden bij werving en selectie zoals o.a. inplannen sollicitatiegesprekken;
  • Beheren van een aantal mailboxen en agenda’s;
  • Aanmaken van inkoopopdrachten in het gemeentelijk inkoopsysteem SAP SRM en het beoordelen/behandelen van facturen in SAP en andere administratieve taken; 
  • Verwerken en versturen van verslagen / rapporten en archiveren.

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij Beheer Openbare Ruimte (BOR); het interne ingenieursbureau van onze gemeente. BOR bestaat uit vier groepen: Wegen, Constructies/Spelen en Installaties (WCI), Water, Riolering en Gemalen (WRG), Groen en Ondergrond (G&O), en Strategie en Bedrijfsbureau (S&B). Hier werken ruim 190 medewerkers en de afdeling is groeiende.

Je bent, als managementassistent, werkzaam voor de groep Wegen, Constructies, Installaties en Spelen (WCI) bestaande uit ongeveer 75 medewerkers. Jouw team bestaat uit 3 directe collega’s. Je werkt samen met twee managementassistenten en met een administratief medewerker. Er wordt hard gewerkt in het team, maar er is zeker ruimte voor humor en collega's staan voor elkaar klaar. Naast de vaste taken wordt het zeker gewaardeerd wanneer je andere gerelateerde werkzaamheden oppakt, hierdoor blijft je werk uitdagend. 

Kijk voor meer informatie over de afdeling op: Bouw en techniek - Gemeente Utrecht (werkenbijutrecht.nl)

Wat jij kan, heeft Utrecht nodig! Jij bent het visitekaartje van de afdeling en je vormt de verbinding tussen management, medewerkers en externe relaties. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig. Daarnaast breng je flexibiliteit mee en ben je stressbestendig. 

Voor deze vacature breng je mee:

  • MBO werk- en denkniveau, bijvoorbeeld in de richting van een secretariële opleiding; 
  • Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Daarnaast ben je communicatief vaardig;
  • Je hebt een cijfermatig inzicht en kan nauwkeurig te werk gaan. 

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega's. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij.

Onderstaand vind je ons aanbod:

  • Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de €2666,- en €3784,- op basis van 36 uur (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring;
  • Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd; 
  • Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% boven op je salaris.
  • We bieden veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en opleidingen.
  • We vinden een goede balans tussen werk en privé belangrijk voor onze medewerkers. 
  • Een tegemoetkoming in de reiskosten voor de afstand woon-werk verkeer bij gebruik van het openbaar vervoer of fiets.

Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding kijk je hier

Enthousiast geworden om in deze afwisselende functie managementassistent aan de slag te gaan? Stuur dan je motivatie en je cv. Heb je vragen over de vacature, neem dan contact op met Lennert van Dien 06 - 29 09 82 90. Heb je vragen over de organisatie of de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Merel Henderickx, recruiter 06 – 41 24 70 55. Krijg je geen gehoor? Stuur dan een appje!

Na selectie laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een gesprek, daarmee wachten we niet tot de sluitingsdatum. Het kan dus zijn dat de vacature voor sluitingsdatum is ingevuld. In overleg is de functie te vervullen van 28 - 36 uur. 

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.




Heb je vragen?

Neem dan contact op met

Merel Henderickx

+31641247055


Jouw sollicitatieprocedure

Je solliciteert

Je solliciteert

Eerste contact

Eerste contact

Kennismaken

Kennismaken

Vervolggesprek

Vervolggesprek

Welkom bij Utrecht

Welkom bij Utrecht

Uitgelichte vacatures