Recordmanager

Als Recordmanager zorg je ervoor dat de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving en help je collega’s bij de toepassing van de Archiefwet en interne richtlijnen. Samen met een ervaren recordmanager en verschillende teams werk je aan structurele verbeteringen. Jouw streven is een efficiënt en toekomstbestendig informatiebeheer.

Je werkzaamheden omvatten onder andere: 

• Het opzetten en onderhouden van een efficiënt documentbeheer en het vergroten van bewustwording hierover bij collega’s. 
• Het actief ondersteunen van teams en afdelingen bij digitaal samenwerken en archiveren. 
• Het signaleren van risico’s en verbeterkansen op het gebied van informatiebeheer en deze omzetten in actie. 
• Adviseren over migratie van processen en informatie tussen verschillende systemen en afdelingen. 
• Adviseren over de wensen rondom en het gebruik van recordmanagementfunctionaliteiten in verschillende applicaties. 
• Het uitvoeren en vormgeven van processen rond het correct vernietigen van informatie, zowel digitaal als fysiek. 
• Het begeleiden van de jaarlijkse vernietigingsslag van informatie. 
• Het actief uitdragen en borgen van de kaders en spelregels rondom archivering binnen de organisatie. 

Jij bent de eerste vraagbaak voor archiveringsvraagstukken en werkt actief aan een organisatie waarin informatiebeheer niet alleen een verplichting is, maar een vanzelfsprekend onderdeel van het werk. 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. Wij zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. We zijn benieuwd naar wie jij bent. Voor jou is er plek bij Werk en Inkomen. Werk en Inkomen levert een bijdrage aan de leefbaarheid en sociale samenhang in de stad en richt zich op het vergroten van de bestaanszekerheid van inwoners van Utrecht. 

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Het maakt ons dus niet uit waar je bent geboren, of je een (arbeids-)beperking hebt, wat je gelooft of van wie je houdt, maar wél of je maatschappelijk betrokken bent. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.      

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat je jezelf kunt zijn. Daarom zijn we benieuwd naar wie jij bent. Voor deze rol heb je niet alleen kennis van informatiebeheer, maar ook het talent om anderen te enthousiasmeren en overtuigen van het belang ervan.

Je schakelt moeiteloos tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau, verbindt beleid met praktijk en neemt verantwoordelijkheid. Met een pragmatische en oplossingsgerichte instelling vertaal je complexe vraagstukken naar haalbare oplossingen, terwijl je overzicht houdt en de kwaliteit bewaakt.

Verder vragen we: 

• Minimaal hbo werk- en denkniveau
• Aantal jaar werkervaring in een soortgelijke rol
• Ervaring met documentmanagementsystemen (DMS)
• Kennis van de Archiefwet en relevante wet- en regelgeving, inclusief bewaartermijnen en selectielijsten
• Goede kennis van de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Samen met jou zorgen we dat alle inwoners van Utrecht prettig, veilig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen.

Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod: 

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.602,- en € 5.313,- op basis van 36 uur (schaal 10). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden. 
• Arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar met 1 maand proeftijd en de mogelijkheid tot omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd 
• Boven op je salaris een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Jij kiest wat je met dit budget doet. Bijvoorbeeld extra verlof kopen of uitbetaling als vakantiegeld/eindejaarsuitkering. Of alles eens per jaar laten uitbetalen. 
• Je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op kantoor en voor een deel thuis. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt. Inclusief laptop, bureau en bureaustoel. 
• Een goede balans tussen werk en privé: in veel functies heb je de mogelijkheid om op verschillende locaties en thuis te werken. De mogelijkheid om 4x9 te werken. 
•  Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en trainingen. 
• Vele andere voordelen: zoals sporten met collega’s, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten. 
• Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding en de uitgebreide verlofregelingen kijk je hier. 

Enthousiast geworden om als Recordmanager aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct. Binnengekomen reacties worden voortdurend beoordeeld. Zien we een match? Dan laten we je zo snel mogelijk weten wanneer we met je willen kennismaken. Dit kan betekenen dat de vacature vroegtijdig sluit. Wacht dus niet te lang met solliciteren!  

Heb je inhoudelijke vragen over de Recordmanager neem dan contact op met Adrian Canlon, 06-10157172, Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Voor alle vragen over de sollicitatieprocedure kun je bellen met Wandena Swaans, Corporate Recruiter, te bereiken via tel. 06 – 41795722. 

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.