Stage management assistent bij de Griffie /Gemeenteraad

  • MBO
  • 24 - 32 uur
Reageer uiterlijk 28-06-2021

Informatie over de afdeling

Het team Stafbureau Bestuurlijke Zaken van de griffie (locatie Stadhuis) adviseert de gemeenteraad en de griffier ten aanzien van de effectieve besluitvorming van de gemeenteraad en het continu verbeteren van het politiek-bestuurlijk besluitvormingsproces en interne dienstverlening.

We hebben vanaf het nieuwe schooljaar ruimte voor een managementassistent /griffiemedewerker. Je ondersteunt de Griffier en het team van de griffie. Je bent een echte duizendpoot en ondersteunt op organisatorisch en secretarieel gebied. Je hebt er lol in ervoor te zorgen dat alles op rolletjes loopt. Je houdt overzicht en weet in een dynamische omgeving de juiste prioriteiten te stellen. Je weet de organisatorische aspecten die bij het agendabeheer horen naadloos te regelen en ontzorgt in de breedste zin van het woord.

We staan open voor studenten van zowel BBL als BOL opleidingen.

De griffie is een relatief jonge afdeling met een platte organisatie van circa 23 fte. Het team bestaat uit ambitieuze, goed opgeleide en gezellige professionals. Samen met de rekenkamer en de fractiemedewerkers werken we hard en met veel plezier en passie voor onze raad en onze stad. Eén stap op onze afdeling op het stadhuis is genoeg om de bijzondere sfeer binnen de griffie te ervaren. De hectiek is groot en geen dag is hetzelfde. We werken met veel enthousiasme aan onze ontwikkeling als team. Zowel met de talenten van onze medewerkers als met onze dienstverlening streven we naar de top.

Taken:

  • Agenda's beheren en complexe afspraken regelen;
  • Beheer algemene mailbox
  • Zalen en bijeenkomsten regelen
  • Archivering
  • Terugkerende bijeenkomst voorbereiden, organiseren voor de verslaglegging en borging van de actiepunten (zoals organisatieoverleg raadsorganen, projectteam raadswissel 2022)
  • Overzicht houden van rechten en devices voor raadsleden, fractiemedewerkers en medewerkers van griffie en rekenkamer
  • Meehelpen bij het opstellen van agenda’s voor raads- en commissievergaderingen en het vragenuur, het verwerken van mondelinge- en schriftelijke vragen van raadsleden.

We vinden het belangrijk dat jij een leerzame tijd bij ons hebt. We zullen daarom samen kijken wat jij in het bijzonder wil leren en hoe we je dagen bij de Griffie het beste in kunnen vullen.
 

We willen dat je met plezier naar je stage/werk komt. Dat plezier bestaat uit leuke en gezellige collega’s, een fijne werksfeer, een inhoudelijk interessante job en genoeg ruimte om te leren en te ontdekken waar je goed in bent en tegelijk een volwaarde rol hebben in een team met eigen verantwoordelijkheden en taken.

Daar hoort daar een passende vergoeding bij. We bieden daarom alle studenten die stage komen lopen een stagevergoeding van €500 euro bruto per maand op basis van 36 uur.

Wanneer je een opleiding volgt waarbij je werkt en leert krijg je een salaris en een overeenkomst. Hierover geven we je graag verdere informatie.

Je krijgt een stage overeenkomst voor een half jaar, wanneer je op zoek bent naar een stge voor een heel jaar verlengen we de overeenkomst, op voorwaarde dat jij en wij samen tevreden zijn over je functioneren en ontwikkeling, daarover blijven we voortdurend met elkaar in gesprek.

Je volgt een opleiding in bijvoorbeeld de MBO4 Directiesecretaresse/managementassistent, of vergelijkbaar. Bij voorkeur zit je in het 3e jaar of 4e jaar.

  • We werken met veel verschillende partijen samen. Het is dan ook belangrijk dat je overzicht kunt houden en de samenwerking actief opzoekt en aanvoelt welke belangen er spelen.
  • Je bent doortastend en pakt graag (nieuwe) dingen aan.
  • Je kunt goed aangeven wat je nodig hebt of verwacht van anderen.
  • Je bent mensgericht en kunt je inleven in anderen.
  • Je beschikt over humor en gedijt goed in een hectische omgeving.

Zie jij jezelf in deze functie werken en ben je minimaal 24 uur per week beschikbaar? Solliciteer dan direct.

Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Aveline Molenaar, Griffiesecretaris op telefoonnummer 030 286 2728.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.




Heb je vragen?

Neem dan contact op met

Mirjam ’t Lam



Jouw sollicitatieprocedure

Je solliciteert

Je solliciteert

Eerste contact

Eerste contact

Kennismaken

Kennismaken

Vervolggesprek

Vervolggesprek

Welkom bij Utrecht

Welkom bij Utrecht

Uitgelichte vacatures