Administratief Ondersteuner Bovenregionale Samenwerking

Als administratief en financieel ondersteuner zorg jij ervoor dat administratieve, organisatorische en lichte financiële werkzaamheden binnen het programma goed geregeld zijn. Je houdt overzicht, ondersteunt bij de planning en organisatie van overleggen en zorgt ervoor dat administratieve processen zorgvuldig en efficiënt verlopen. 

Je ondersteunt het bovenregionale team bij uiteenlopende werkzaamheden en bent een belangrijk aanspreekpunt voor praktische en organisatorische zaken. Je stemt planningen af met de programmamanager/programmasecretaris en je zorgt ervoor dat overleggen en bijeenkomsten goed georganiseerd zijn. Ook ondersteun je bij licht financiële werkzaamheden binnen het programma. Dankzij jouw gestructureerde en proactieve werkwijze verlopen dagelijkse werkzaamheden soepel en overzichtelijk. Je maakt deel uit van een bovenregionaal team met een programmamanager die zorgt voor verbinding en samenhang.

Concreet bestaan je taken onder andere uit:

• Inplannen van de jaarcyclus van bestuurlijke, ambtelijke overleggen/bijeenkomsten en van accountgesprekken met partners.
• Beheren van de centrale mailbox in afstemming met de programma-secretaris.
• Afstemmen van planningen met de programmamanager/secretaris.
• Versturen van agenda uitnodigingen en ondersteunen agenda beheer programmamanager.
• Reserveren vergaderruimtes en verzorgen van praktische faciliteiten.
• Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden en documentbeheer.

Ondersteunen bij lichte financiële werkzaamheden.

De gemeente Utrecht is als gastgemeente je formele werkgever maar je werkt voor- en met alle partijen van de Bovenregionale Samenwerking Jeugd Utrecht-Flevoland. Formeel is er voor jou plek bij team secretariaat M&O/W&I van de gemeente Utrecht. 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. 

Je gaat deel uitmaken van een (bovenregionaal) team voor Bovenregionale Samenwerking Jeugd Utrecht-Flevoland dat we de komende maanden samenstellen. Het team is verantwoordelijk voor het uitvoeren van alle taken en verantwoordelijkheden die we op bovenregionaal niveau organiseren. Je werkt nauw samen met de regio’s waarvoor de contracten zijn afgesloten. 

We werken hybride met elkaar samen en op dinsdag werken we in ieder geval als team op het stadskantoor. Daarnaast zul je regelmatig op locatie aan het werk zijn: in de regio’s of bij een van de zorgaanbieders.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina. 

Over de Bovenregionale Samenwerking Jeugd Utrecht-Flevoland 
De Utrechtse regio’s Eemland, Foodvalley, Lekstroom, Utrecht Stad, Utrecht West en Utrecht Zuidoost Utrecht (ZOU) werken sinds 2015 samen op het gebied van Zorg voor Jeugd. Sinds 2020 ook met regio Flevoland in het kader van Specifieke Uitkeringen (SPUK) van het rijk. Het gaat hierbij om samenwerking rond vormen van jeugdhulp die zo specialistisch zijn dat bovenregionale afspraken nodig zijn om beschikbaarheid en kwaliteit van de zorg te garanderen. Specifiek om afspraken op het gebied van hoogspecialistische jeugdhulp met verblijf, alle taken van die horen bij het Bovenregionaal Expertise Netwerk Jeugd, op de onderwerpen Veilig Thuis, Jeugdbescherming en Jeugdreclassering en het Bovenregionale Expertisenetwerk Jeugd Utrecht-Flevoland.

De bovenregionale samenwerking als geheel richt zich op:

• Gezamenlijke inkoop van hoogspecialistische jeugdhulp.
• Transformatie naar kleinschalige en nabije jeugdhulp.
• Samenwerking met Gecertificeerde Instellingen (GI) en Veilig Thuis, passend bij het Toekomstscenario kind- en gezinsbescherming.

Uitvoering van Specifieke Uitkeringen (SPUK) opdrachten waarbij bovenregionale samenwerking nodig of van meerwaarde is.

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn we benieuwd naar wie jij bent. Voor deze functie is het belangrijk dat je over de volgende competenties beschikt:

• Organisatorisch sterk en zorgvuldig: je werkt gestructureerd en nauwkeurig en weet overzicht te behouden in administratieve processen, planningen en afspraken. Je zorgt ervoor dat werkzaamheden tijdig worden uitgevoerd en hebt oog voor detail.
• Communicatieve vaardigheden. Je communiceert helder, vriendelijk en professioneel met collega’s, bestuurssecretariaten en samenwerkingspartners.
• Dienstverlenend en proactief: je ondersteunt collega’s op een service gerichte manier., denkt mee in praktische oplossingen en signaleert tijdig wat nodig is om werkzaamheden soepel te laten verlopen. Je bent in staat om zelfstandig te werken en pakt werk op zonder dat daar om gevraagd hoef te worden.
• Samenwerkingsgericht:  Je werkt prettig samen binnen het bovenregionale team en draagt bij aan een professionele, collegiale en betrouwbare samenwerking met collega’s en externe partners.

Verder zien we graag het volgende terug op jouw cv:

• Mbo+/hbo werk en denkniveau;
• Aantoonbare ervaring in een administratieve of ondersteunende functie, bij voorkeur in een samenwerkingsverband binnen het sociaal domein. Financieel administratieve ervaring is een pre.
• Ervaring in het plannen van bestuurlijke en ambtelijke overleggen.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met MS Office/Teams en documentbeheer. 

Voor deze functie geven we voorrang aan kandidaten die momenteel werkzaam zijn bij een gemeente van een van de regio’s die samenwerken op dit onderwerp. Zij worden in deze procedure als interne kandidaten beschouwd. 

Wij zijn op zoek naar een administratief ondersteuner die ons belang voor culturele diversiteit en inclusie deelt en bevordert. Wij moedigen kandidaten van diverse achtergronden aan om te solliciteren en samen met ons te bouwen aan een meer inclusieve organisatie.

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente Utrecht maar voor alle inwoners van gemeenten in zeven regio’s.  
 
Daar hoort een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:  

• Een 32-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.206,- en € 4.499,-  op basis van 36 uur (schaal 8). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Per 1 juli 2026 volgt een salarisverhoging van 1,25%.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd tot 1 april 2028  (met de mogelijkheid tot verlenging).
• Wij stimuleren dat je met het ov of met de fiets naar werkt komt. Daarom krijg jij een 100% vergoeding voor openbaar vervoer (OV) en een loop- en fietsvergoeding van 19 cent per kilometer. Kom je met de auto? Dan ontvang je iedere maand een vast budget dat wordt vastgesteld o.b.v. een vaste km-vergoeding van 8 cent per kilometer. 
• We vinden het belangrijk dat je bij ons kunt blijven groeien. Daarom bieden we je online via GoodHabitz meer dan 100 trainingen aan die je kunt doen waar en wanneer je wilt. Kijk voor meer informatie hierover bij jouw ontwikkeling.
• Je kunt verlofsparen. Met spaarverlof heb je meer ruimte om werk en privé af te stemmen op je eigen wensen. Jij bepaalt zelf waarvoor je jouw spaarverlof opneemt. Denk aan: een sabbatical of lange vakantie, eerder stoppen met werken voor je pensioen, mantelzorg of een opleiding of studie. 
• Je hebt de mogelijkheid om twee feestdagen om te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag die past bij jouw (culturele) achtergrond, nationaliteit of levensovertuiging.
• Je bent verzekerd van een goed pensioen tegen een zo’n laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP.

Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.

Enthousiast geworden om als Administratief Ondersteuner aan de slag te gaan bij de gemeente Utrecht voor de Bovenregionale Samenwerking Jeugd Utrecht-Flevoland? Solliciteer dan direct maar uiterlijk op 5 juli 2026. 

Voor deze functie geven we voorrang aan kandidaten die momenteel werkzaam zijn bij een gemeente van een van de regio’s die samenwerken op dit onderwerp. Zij worden in deze procedure als interne kandidaten beschouwd. 

Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of we je uitnodigen voor een kennismaking. 

De eerste gesprekken vinden plaats op 8 juli en op 9 juli.

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen  én je sollicitatie richten aan Santje Geuze, programmamanager Bovenregionale Samenwerking Jeugd Utrecht-Flevoland, te bereiken via tel. 06 34 13 61 58. 

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Dion van Leeuwen, Senior Corporate Recruiter, via 06 81 93 07 81. Krijg je geen gehoor? Stuur dan een appje!

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om meer te lezen over inhuuropdrachten bij gemeente Utrecht.