Medewerker Subsidiebureau

Als Medewerker Subsidiebureau zorg je voor een correcte en tijdige uitvoering van subsidieprocessen. Je ondersteunt subsidieadviseurs en beleidsmedewerkers bij het behandelen van subsidieaanvragen en vaststellingen. Daarbij bewaak je de voortgang van dossiers, controleer je documenten en zorg je ervoor dat aanvragen administratief, juridisch en financieel correct worden verwerkt. 

Je hebt regelmatig contact met organisaties die subsidie aanvragen en beantwoordt hun vragen over procedures, voorwaarden en benodigde stukken. Daarnaast zorg je ervoor dat informatie in de systemen actueel blijft en draag je bij aan een efficiënte en klantgerichte dienstverlening. 

Naast de subsidieprocessen draag je ook bij aan de administratieve en organisatorische ondersteuning van het team. Je ondersteunt bij teambrede werkzaamheden, bewaakt mede de kwaliteit van de dienstverlening en zorgt voor een goede afstemming en communicatie richting aanvragers en collega's. 

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit: 

• verwerken en administreren van subsidieaanvragen, verleningen en vaststellingen; 

• controleren van aanvragen op volledigheid en benodigde documenten; 

• onderhouden van contact met subsidieaanvragers en beantwoorden van vragen; 

• bewaken van termijnen en voortgang van dossiers; 

• ondersteunen bij de uitvoering van subsidieregelingen; 

• verwerken en actualiseren van gegevens in het subsidiebeheersysteem; 

• voorbereiden van correspondentie en subsidiebeschikkingen; 

• signaleren van knelpunten en voorstellen doen voor procesverbeteringen; 

• ondersteunen bij financiële en administratieve controles; 

• bijdragen aan kwaliteitsverbetering en kennisdeling binnen het team. 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. 

Voor jou is er plek binnen het Subsidiebureau, onderdeel van Maatschappelijke Ontwikkeling. Het team bestaat uit subsidieadviseurs, beleidsmedewerkers, ondersteunende collega's en een coordinator . Samen zorgen jullie ervoor dat subsidieregelingen zorgvuldig, transparant en klantgericht worden uitgevoerd. 

Je werkt vanuit het Stadskantoor naast Utrecht Centraal. Hier staan samenwerken, ontmoeten en kennisdelen centraal. Daarnaast is er ruimte om deels thuis te werken. 

Als gemeente streven we naar een diverse en inclusieve organisatie, omdat verschillende perspectieven leiden tot betere resultaten voor de stad. 

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. 

Voor deze functie is het belangrijk dat jij: 

• Samenwerkt Je werkt prettig samen met collega's en externe partners en draagt bij aan een goede dienstverlening. 

• Communiceert Je communiceert duidelijk en klantgericht, zowel telefonisch als schriftelijk. 

• Nauwkeurig werkt Je werkt zorgvuldig en hebt oog voor detail, ook wanneer je met meerdere dossiers tegelijk bezig bent. 

• Resultaatgericht bent Je bewaakt deadlines en zorgt ervoor dat werkzaamheden tijdig worden afgerond. 

• Initiatief toont Je ziet kansen voor verbetering en denkt actief mee over efficiëntere processen. 

Daarnaast vragen we: 

• een afgeronde mbo-4, bij voorkeur in een administratieve, financiële of juridische richting; 

• ervaring met administratieve processen en dossierbeheer; 

• affiniteit met subsidies, financiële processen of overheidsregelingen; 

• ervaring binnen een overheidsorganisatie is een pré; 

• ervaring met digitale systemen en administratieve software. 

Voel je vrij om te reageren, ook als je niet op alle punten precies aansluit, maar wel enthousiast wordt van deze rol. 

Bij ons werk je aan maatschappelijke opgaven die ertoe doen. Tegelijkertijd investeren we in jouw ontwikkeling en werkplezier. 

• Een 28 – 32 urige werkweek. 

• Een bruto maandsalaris tussen € 2875,- en € 4065,- op basis van 36 uur (schaal 7) 

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. 

• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op een vast dienstverband. 

• Hybride werken met een goede thuiswerkvoorziening. 

• 100% OV-vergoeding en een fiets- en loopvergoeding. 

• Volop ontwikkelmogelijkheden, waaronder meer dan 100 online trainingen via GoodHabitz. 

• Verlofsparen voor bijvoorbeeld een sabbatical, studie of mantelzorg. 

• Een goede pensioenregeling bij ABP. 

Enthousiast geworden om als medewerker Subsidiebureau aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer dan direct maar uiterlijk op zondag 4 oktober.. Deze vacature heeft een sluitingsdatum, maar we streven ernaar om tussentijdse gesprekken in te plannen. Kwalitatieve kandidaten die tijdens deze periode naar voren komen, kunnen mogelijk leiden tot vervroegde sluiting van de vacature. We adviseren daarom geïnteresseerde kandidaten om niet te wachten tot de sluitingsdatum om te solliciteren 1e gespreksronde: De eerste gesprekken vinden plaats in de week van 5 oktober. 

Wil je eerst meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de teamleider van het Subsidiebureau Allison van Tergouw-Kamp, emailadres:  allison.van.tergouw-kamp@utrecht.nl 

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Corporate Recruiter Charlie Sett te bereiken via mail: Charlie.sett@utrecht.nl

Kom je op gesprek, dan maken we gebruik van een lijst met vaste vragen. Zo kunnen we alle kandidaten op een eerlijke en gelijke manier beoordelen. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om meer te lezen over inhuuropdrachten bij gemeente Utrecht.