Projectsecretaris (team Binnenstad en Innovaties)

Als Projectsecretaris voor team Binnenstad en Innovaties ondersteun je de projectmanager(s) zowel inhoudelijk als organisatorisch. Je werkt aan projecten die variëren van alternatieven voor zakkeninzameling in de binnenstad tot nieuwe inzamelmethoden in nieuwbouwgebieden met een hoge druk op de openbare ruimte. Jij bewaakt de samenhang binnen het projectteam, zorgt dat processen helder zijn en dat afspraken worden nagekomen. 

Je hebt een scherp oog voor kwaliteit, en je brengt structuur aan in het werk. Je schakelt soepel tussen verschillende betrokkenen binnen en buiten de organisatie en weet nieuwe onderwerpen snel eigen te maken. Je communiceert helder, houdt het overzicht en levert zelfstandig hoogwaardige resultaten. Jij bent de spin in het web. Je houdt je onder andere bezig met: 

• Het fungeren als klankbord en sparringpartner voor projectmanager(s);
• Opstellen en beheren van projectdocumenten (projectplannen, rapportages, risicoanalyses, besluitvorming);
• Ondersteunen bij projectplanning en aanbestedingen;
• Voorbereiden van besluitvorming richting management, college en gemeenteraad;
• Bewaken van processen, deadlines, mijlpalen en kwaliteitsafspraken;
• Ondersteunen bij aanvragen en monitoren van financiële verplichtingen en administratieve zaken;
• Interne en externe communicatie binnen het project en de kwaliteitsbewaking daarvan;
• Signaleren van risico’s, knelpunten en kansen;
• Beheren van projectadministratie en documentatie;
• Organiseren en voorbereiden van overleggen en bijeenkomsten, inclusief incidenteel notuleren;
• Medewerking verkrijgen in situaties met uiteenlopende belangen.

Je werkt nauw samen met collega’s binnen het team Binnenstad en Innovatie en neemt waar nodig werkzaamheden van elkaar over. In de toekomst kun je ook worden ingezet op andere projecten binnen de Unit Projecten. 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Je komt te werken bij de Unit Projecten, een onderdeel van de afdeling Inzamelen, Markten en Havens.  

De Unit Projecten werkt aan verschillende projecten op het gebied van afvalinzameling en -scheiding. Dit doen we vanuit drie teams: Assetmanagement, GFE en Binnenstad en Innovaties. In een mix van enthousiaste professionals met verschillende expertises zoals projectmanagers/-leiders, projectondersteuning en een programmamanager. Als onderdeel van de Unit Projecten draag jij projectmatig bij aan een prettige en duurzame stad – een stad om van te houden. Gezond stedelijk leven voor iedereen is waar wij naar streven. 

Het team Binnenstad en Innovaties, bestaande uit een programmamanager, drie projectmanagers en een projectmedewerker. Jullie werken binnen het project ook samen met collega’s van diverse andere afdelingen. 

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Je bent iemand die snel schakelt, overzicht houdt en zich thuis voelt in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je hebt ervaring met het organiseren en ondersteunen van projecten van begin tot eind, inclusief het zelfstandig uitvoeren van taken binnen het project. 

Je bent organisatorisch sterk en beschikt over analytische vaardigheden. Met een uitstekende schrijfvaardigheid en oog voor detail. Je hebt een proactieve houding en vermogen om vooruit te denken. Je neemt initiatief, bent flexibel en komt zelf met (verbeter)voorstellen. Omdat je een spilfunctie hebt, ben jij in staat om de verbinding in het team te brengen. Met jouw communicatieve vaardigheden ben jij een belangrijk gezicht van het project. In een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving beweeg jij je flexibel en zelfstandig of hebt hier affiniteit mee.  

Verder breng je mee:  

• Ruime en relevante werkervaring als coördinator of projectsecretaris of ervaring in een vergelijkbare rol in een projectomgeving;
• Hbo werk- en denkniveau;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent digitaal vaardig en up-to-date en kan dit in je werk toepassen;
• Kennis van de gemeentelijke organisatie is handig (geen must).

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad in een afwisselende functie. Jouw bijdrage als Projectsecretaris voor team Binnenstad en Innovaties doet er dus toe!   

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer, een inhoudelijk interessante baan met voldoende ontwikkelingsmogelijkheden en uitdagende verantwoordelijkheden. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij.    

Onderstaand vind je ons aanbod:  

• Een 32/36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.524 en € 5.033 op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris; 
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd; 
• We bieden veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en opleidingen;
• Daarnaast heeft het werken bij de gemeente Utrecht vele andere voordelen zoals (online) sporten met collega’s, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten; 
• Je bent verzekerd een goed pensioen tegen een zo laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP;
• Kijk hier voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding en verlofregelingen;
• 4 x 9 uur werken behoort tot de mogelijkheden.

Enthousiast geworden om als Projectsecretaris team Binnenstad en Innovaties aan de slag te gaan? Solliciteer dan direct, maar uiterlijk op 8 maart 2026. Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of we je uitnodigen voor een kennismaking.  De eerste gesprekken vinden plaats van 16 tot en met 18 maart en de tweede gesprekken van 24 tot en met 26 maart.  

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen aan Maarten Vrancken, Programmamanager, via telefoonnummer 06 – 38628465. 

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Marjolijn Hartwig, Corporate Recruiter, via telefoonnummer 06 – 42 93 08 59.  

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.  

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.