Financieel Administratief Medewerker (tijdelijk)

In deze tijdelijke rol bij de Inhuurdesk draag jij zorg voor financieel administratieve werkzaamheden. Jij bent verantwoordelijk voor het invoeren van inkoopordernummers en het draaien en controleren van rapportages. Voor nieuwe inhuuropdrachten maak je een aanvraag tot bestelling (ATB) aan, zodat de facturen van Magnit, de intermediair waarmee we samenwerken, uitbetaald kunnen worden. In de periode van 1 mei tot 1 september zijn er namelijk tijdelijk extra werkzaamheden op de Inhuurdesk, omdat de koppeling tussen het nieuwe inhuursysteem (VMS) en het financiële systeem (SAP) nog niet gerealiseerd is. Na deze datum zullen deze werkzaamheden geautomatiseerd zijn, middels een koppeling van beide systemen. Jij zorgt ervoor dat tot die tijd alles op rolletjes loopt. Aangezien dit een nieuwe, maar ook tijdelijke functie is, vragen we van jou om kritisch mee te denken met het vormgeven van de werkzaamheden.  

Context:  

Vanaf 1 mei zal het inhuurlandschap veranderen en zullen alle aanvragen worden ingevuld door een intermediair (Magnit). Ook zal er door de Inhuurdesk, leidinggevenden en externe medewerkers gewerkt worden met een nieuw inhuursysteem (VMS). In dit VMS zullen alle aanvragen door leidinggevenden worden ingevuld en worden kandidaten voorgesteld door Magnit. Leidinggevenden kunnen kandidaten beoordelen, interviews inplannen en de beste kandidaat selecteren. De externe medewerker krijgt een opdracht, waarin diegene kan wekelijks uren kan schrijven. Leidinggevenden keuren de uren goed en vervolgens vindt uitbetaling plaats. Voor het laatste deel van dit proces is een koppeling nodig, welke is uitgesteld met 3 maanden. Hierdoor zullen we tijdelijk extra werkzaamheden hebben. 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. We zijn benieuwd naar wie jij bent. Voor jou is er plek binnen het team Recruitment Inhuurdesk. 
In dit team werken twee inhuurregisseurs, een inhuur dataspecialist, twee administratief ondersteuners en een coördinator.  

Recruitment maakt onderdeel uit van het organisatieonderdeel Mens & Organisatie (M&O). Mens & Organisatie adviseert en ondersteunt de hele organisatie op het gebied van HRM (Human Resource Management) en Facilitaire Zaken.   

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina.  

Lees hier meer over onze organisatie.   

Wat jij kan, heeft Utrecht nodig. Zet jouw talent in en groei mee met de ambities van de stad. Met elkaar maken we er werk van. Voor deze functie is het belangrijk dat jij accuraat en zorgvuldig werkt, zodat dit tijdelijke administratieve proces soepel en foutloos verloopt. Daarnaast ben je in staat om goed samen te werken, waarbij je taken effectief afstemt met je collega's. Jij beschikt over het vermogen om overzicht te houden en bent in staat om je werkzaamheden effectief te plannen en organiseren, zodat je je taken op tijd en gestructureerd kunt afhandelen. Ook weet je weg te vinden in een grote hoeveelheid van data en verschillende IT-systemen. 

Verder vinden we het belangrijk dat je het volgende meebrengt:   

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau;  

• Aantoonbare ervaring in een financieel administratieve rol; 

• Affiniteit met het werken met data en verschillende IT-systemen.

• Je bent beschikbaar vanaf 25 mei. 

We willen dat je met plezier je werk doet. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer, een inhoudelijk interessante job met voldoende ontwikkelingsmogelijkheden en een uitdagende set verantwoordelijkheden. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod, kijk ook verder op de bijgevoegde link voor de overige arbeidsvoorwaarden:   

• Een werkweek van minimaal 24 uur met een bruto maandsalaris tussen de   
  € 2.840,- en € 4.015,- op basis van 36 uur (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van 3 maanden.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris.  
• We vinden het belangrijk dat je bij ons kunt blijven groeien. Daarom bieden we je online via GoodHabitz meer dan 100 trainingen aan die je kunt doen waar en wanneer je wilt. Kijk voor meer informatie hierover bij jouw ontwikkeling.”
• Je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op kantoor en voor een deel thuis.  Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt, inclusief laptop, bureau en bureaustoel. Ook ontvang je een thuiswerkvergoeding van €3,25 netto per dag.  
• Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding kijk je hier.  

Ben je enthousiast bent geworden om als financieel administratief medewerker aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer dan direct, maar uiterlijk op zondag 10 mei.  

LET OP: De functie is voor de duur van 3 maanden. 

Heb je inhoudelijke vragen over de vacature, dan kun je contact opnemen met Liselot Smit, Coördinator Inhuurdesk, 06 41 23 93 36.   

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.   

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om meer te lezen over inhuuropdrachten bij gemeente Utrecht.