Informatiebeheerder

Goede informatie is onmisbaar voor de dienstverlening van de gemeente Utrecht. Als informatiebeheerder zorg jij ervoor dat informatie duurzaam toegankelijk blijft en op de juiste manier wordt beheerd. Daarmee ondersteun je de collega's van Stadsbedrijven en help je de organisatie te voldoen aan wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet en de Wet open overheid.
Je bent een belangrijke schakel tussen informatie, systemen en gebruikers. Je ondersteunt collega's bij vragen over archivering en informatiebeheer. Daarnaast controleer je de kwaliteit van informatie en signaleer je kansen om processen verder te verbeteren. Ook help je collega's om bewust en zorgvuldig met informatie om te gaan.
Je werkt binnen een omgeving waar digitalisering, data en dienstverlening steeds belangrijker worden. Daardoor lever je een directe bijdrage aan een toekomstbestendige informatiehuishouding.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
•    Je bent aanspreekpunt voor vragen van collega's over informatiebeheer en archivering.
•    Je geeft trainingen en uitleg over het juist beheren van informatie.
•    Je controleert de kwaliteit van informatie en monitort het gebruik van systemen.
•    Je signaleert verbetermogelijkheden en draagt bij aan de verdere ontwikkeling van informatiebeheer.
•    Je stelt vernietigingslijsten op en zorgt voor een tijdige uitvoering hiervan.
•    Je beheert belangrijke overzichten, zoals ordeningsstructuren en het systematisch overzicht.
•    Je ondersteunt collega's bij het toepassen van wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer.

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij het klantteam Informatie- en Procesmanagement (IPM) van Stadsbedrijven. Samen werken we aan goede ondersteuning van de organisatie op het gebied van processen, data, informatiebeheer, gegevensbescherming en architectuur. Je komt te werken in een dynamische organisatie, waar in centralisatie - nu of in de toekomst - impact kan hebben op de positionering en inhoud van deze rol. 

Het IPM-team bestaat uit vijftien collega's met verschillende specialismen. Binnen het team werken twee collega's specifiek aan informatiebeheer. Met hen trek je veel op en werk je samen aan het verbeteren van de informatiehuishouding binnen Stadsbedrijven.

Je hebt regelmatig contact met collega's uit verschillende onderdelen van de organisatie. Daardoor krijg je een goed beeld van wat er speelt en zie je direct hoe jouw werk andere teams ondersteunt. Je werkt afwisselend op het Stadskantoor, aan de Tractieweg en vanuit huis.

Als gemeente streven we naar een diverse en inclusieve organisatie, omdat we ervan overtuigd zijn dat verschillende perspectieven zorgen voor meer innovatie, creativiteit en betere samenwerking. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij collega's kunt ondersteunen bij goed informatiebeheer en hen helpt het belang ervan te begrijpen.

Communicatieve vaardigheid Je legt complexe informatie helder uit en weet collega's mee te nemen in het belang van goed informatiebeheer.

Overtuigingskracht Je kunt het belang van zorgvuldig informatiebeheer duidelijk onderbouwen en weet draagvlak te creëren.

Nauwkeurigheid Je controleert informatie zorgvuldig en hebt oog voor kwaliteit en detail.

Signalerend vermogen Je ziet kansen om processen en werkwijzen te verbeteren en bespreekt deze met collega's.

Samenwerken Je zoekt actief de samenwerking op en ondersteunt collega's vanuit jouw expertise.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• mbo werk- en denkniveau met kennis van informatiebeheer.
• Ervaring met informatiebeheer en het toepassen van selectielijsten.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet en de Wet open overheid.
• Ervaring met digitale informatiesystemen. Kennis van Microsoft 365 is een pre.

Voel je vrij om te reageren, ook als je niet op alle punten precies aansluit, maar wel enthousiast wordt van deze rol.

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad.
Jouw bijdrage als informatiebeheerder doet er dus toe.
Tegelijk hoort daar een passend aanbod bij:
•    Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.489,- en € 4.998,- op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
•    Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris voor extra verlof, een fiets of extra (vakantie)geld.
•    Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
•    Hybride werken: we werken voor een deel samen op het Stadskantoor en de Tractieweg en voor een deel thuis. Je krijgt een goede thuiswerkplek inclusief laptop, bureau en stoel, en een thuiswerkvergoeding.
•    100% OV-vergoeding en een fiets- en loopvergoeding van 19 cent per kilometer.
•    Ruimte voor jouw ontwikkeling (link invoegen) en meer dan 100 onlinetrainingen via GoodHabitz.
•    Verlofsparen: voor een sabbatical, vroegpensioen, mantelzorg of studie.
•    Ruimte voor iedereen: een stilteruimte en kolfruimte zijn aanwezig op het Stadskantoor.
•    De mogelijkheid om twee christelijke feestdagen om te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag.
•    Je bent verzekerd van een goed pensioen tegen een zo'n laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP.
•    Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.

Enthousiast geworden om als databeheerder aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer dan direct maar uiterlijk op 29 oktober. Daarna gaat de vacature extern open. Wacht niet te lang met solliciteren. Bij een geschikte kandidaat kan deze vacature eerder worden gesloten.

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Merel van Bijsterveld, adviseur informatiebeheer, via 06-34955638.

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Lisa Kerstens-Dresen, Corporate Recruiter, via 06-49 12 42 93.

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.

Na de sluitingsdatum van de vacature beoordelen wij zorgvuldig alle binnengekomen sollicitaties. Je ontvangt daarna van ons bericht of we je uitnodigen voor een gesprek.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om meer te lezen over inhuuropdrachten bij gemeente Utrecht.