Managementassistent

In de functie van managementassistent ben je hét aanspreekpunt voor de managers en teams die je ondersteunt. Jij bent een echte duizendpoot en ondersteunt en organiseert proactief in de breedste zin van het woord. Je vindt het echt leuk om mensen te ontzorgen en bent de ogen en de oren van de manager. Concreet betekent dit dat: 

• Je temt agenda's – overzichtelijk, strak en zonder dubbele boekingen;  

• Je beheert mailboxen met scherp oog voor wat echt belangrijk is;   

• Je zorg dat vergaderingen vlekkeloos verlopen; van zaal tot stukken tot koffie (en die vegan optie, ja , die ook) 

• Je bewaakt deadlines, stuurt reminders en voorkomt last-minute-paniek; 

• Je regelt alles wat besteld moet worden: bloemen, geschenken en gebak – want ja we vieren graag wat! 

• Je bent een vraagbaak voor collega's en regelt de factuurverwerking;  

• Je organiseert events waar collega's nog een keer over napraten;  

• Je helpt bij HR-taken als sollicitaties en de warmste onboarding ooit.  

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) – waar we met ruim 500 collega’s zorgen voor een veilige, leefbare stad. Jij komt terecht in een team van 10 managementassistenten. Samen ondersteunen jullie de managers en teams. De sfeer? Professioneel met een knipoog. Er wordt hard gewerkt, maar ook veel gelachen. En je werkt vanaf de 14e verdieping van het Stadskantoor: met uitzicht over Utrecht.  

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina.   

Lees hier meer over onze organisatie.  

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Je bent in ieder geval een geboren organisator, altijd drie stappen vooruit aan het denken. Je houdt van ontzorgen – dat zit gewoon in je systeem. Je communiceert helder, vriendelijk én doortastend (ook als je de vergadering van 14:00 naar 10:00 uur moet verplaatsen voor de derde keer). Je blijft kalm, zelfs als er drie managers tegelijk iets vragen. Je hebt gevoel voor humor, want ja: wij houden van gezelligheid. 

Concrete eisen zijn:  

• Je brengt minimaal mbo werk- en denkniveau mee;  
• Ervaring in een vergelijkbare rol als Managementassistent, waarin je te maken had met complex agendabeheer; 
• Ruime ervaring met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen.

Bij ons krijg je de gelegenheid om te werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:   

• Een werkweek van 32 of 36 uur verdeeld over 4/5 dagen met een bruto maandsalaris tussen de € 2.754,- en € 3.908,-  (schaal 7) op basis van 36 uur. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden. Let op: Per 1 oktober 2025 stijgen de salarissen in de gemeentelijke cao met 1,85%.;

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld; 

• Werken in het Stadskantoor: het meest centrale en best bereikbare kantoor van Nederland;  

• We geven de voorkeur aan werken op kantoor maar indien gewenst is hybride werken mogelijk. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt, inclusief laptop, bureau en bureaustoel; 

• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;  

• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina. 

Enthousiast geworden om als Managementassistent bij ons aan de slag te gaan? Solliciteer dan direct, maar uiterlijk op 9 september. Bij voldoende geschikte reacties kunnen we de vacature eerder sluiten.

Heb je vragen over de vacature of de organisatie neem dan contact op met Manuela Geurts, Teamleider Officemanagement VTH, via 06- 42 92 72 91.  

We laten je zo snel mogelijk na de sluitingsdatum weten of we je uitnodigen voor een eerste gesprek. Het gesprek vindt in principe fysiek plaats op het Stadskantoor.    

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.