Managementassistent Bouwen aan Sociaal

Als managementassistent ben je hét aanspreekpunt voor de Programmadirecteur van Team BaS en de rest van het team dat je ondersteunt. Je ondersteunt en organiseert proactief in de breedste zin van het woord. Je vindt het echt leuk om mensen te ontzorgen en bent de ogen, de oren én de rechterhand van de Programmadirecteur.  

Je combineert officemanagement, agendabeheer en inhoudelijke ondersteuning. Daarbij zorg je dat vergaderingen en overleggen goed zijn voorbereid en dat de besproken actiepunten actief worden opgevolgd. 

Concreet betekent dit dat:  

• Je beheert mailboxen met oog voor wat belangrijk is én agenda's, overzichtelijk, strak en zonder dubbele boekingen. 

• Je plant afspraken slim, creatief en efficiënt in. 

• Je zorg dat vergaderingen vlekkeloos verlopen; van zaal tot stukken tot koffie (en die vegan optie, ja die ook). 

• Je bewaakt deadlines, stuurt reminders en voorkomt last-minute-paniek. 

• Je regelt alles wat besteld moet worden: bloemen, geschenken en gebak, want ja we vieren graag wat!  

• Je bent een vraagbaak voor collega's en regelt de factuurverwerking. 

• Je organiseert events waar collega's nog een keer over napraten. 

• Je helpt bij HR-taken als sollicitaties en de warmste onboarding ooit.   

• Je ondersteunt het team in projecten en denkt mee over structuur en professionalisering. 

• Je signaleert wat er nodig is en onderneemt actie, je bent niet bang om het stapje extra te nemen. 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij Team BaS. 

Je gaat als Managementondersteuner aan de slag binnen BaS – Bouwen aan Sociaal, een nieuw team van 17 collega’s dat sinds 2023 bestaat. Samen werken we aan een Utrecht waar iedereen mee kan doen. Ons team bestaat uit Sociaal Strategen die de verbinding versterken tussen de teams in het sociaal domein, en Sociaal Architecten die de brug slaan tussen het sociaal en het ruimtelijk domein. 

De Sociaal Architecten denken mee over gebiedsontwikkelingen, van huisvesting van kwetsbare doelgroepen tot gezonde en veilige wijken. Ook werken we aan een sociale propositie voor elke wijk, zodat we weten wat er nodig is om kansenongelijkheid te verkleinen. 

Onze grote projecten in 2024 en 2025 gaan over de Sociale Visie Utrecht 2040, adviezen over slim ruimtegebruik en het realiseren van voorzieningen, en meedenken in alle grote gebiedsontwikkelingen in de stad. Jij komt terecht in een enthousiast, inhoudelijk sterk team dat de verbinding zoekt en samen met andere teams de stad beter maakt. 

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Als managementassistent is het belangrijk dat je over de volgende competenties beschikt: 

• Organisatietalent: je houdt overzicht, plant efficiënt en bewaakt structuur, ook als het druk is. Je bent hier ook creatief in omdat het soms nogal een puzzel kan zijn, je weet dan wat wél en minder belangrijk is. 

• Proactief en verantwoordelijk: je signaleert wat nodig is, spreekt mensen aan en regelt dat dingen gebeuren. Je voelt je verantwoordelijk voor het resultaat en neemt initiatief om zaken op te volgen. Ook buiten de standaard momenten houd je overzicht en zorg je dat acties niet blijven liggen. 

• Samenwerken en verbinden: je legt makkelijk contact, schakelt tussen directeur, team en HR. Je beweegt mee met de dynamiek van het team en denkt mee over verbetering en professionalisering. 

• Communicatief sterk: je communiceert helder en bent een echte sparringpartner. Een goede sparringpartner die ontzorgt het team in de voorbereiding door altijd één stap voor te zijn. 

• Leergierig: je bent leergierig en staat open voor nieuwe manieren van werken. Omdat ons team net even anders werkt dan de rest van de organisatie, vind jij het leuk om mee te bewegen, dingen uit te proberen en initiatief te nemen.  

Daarnaast vinden we het belangrijk het volgende terug te zien in je cv: 

• Minimaal mbo werk- en denkniveau. 

• Ervaring in een vergelijkbare rol als Managementassistent, waarin je te maken had met complex agendabeheer. 

• Ruime ervaring met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen zoals iBabs. 

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Jouw bijdrage als Management Ondersteuner doet er dus toe! Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt.  

Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod: 

• Een werkweek van 24-32 urige met een bruto maandsalaris tussen de €3171,-  en €4464,- op basis van 36 uur (schaal 8).  

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar, die wij graag omzetten in een vast dienstverband bij goed functioneren. 

• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris;  

• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en trainingen. Je krijg onbeperkt toegang tot GoodHabitz;  

• Bij de gemeente Utrecht werken wij hybride. Dit betekent dat jij de mogelijkheid krijgt om deels thuis te werken. Hierbij voorzien wij jou van een goed ingerichte thuiswerkplek;  

• Bekijk hier de infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Voor de volledige beschrijving van alle overige arbeidsvoorwaarden, ga naar deze pagina.   

• Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding kijk je hier 

Enthousiast geworden om als Managementassistent aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer direct of uiterlijk 5 december 2025. Bij voldoende geschikte reacties kunnen we de vacature eerder sluiten.  

De eerste gesprekken zullen plaats vinden 11 december tussen 12:00-17:00 en de tweede gesprekken zullen plaats vinden op 15 december (tijden nader te bepalen).

Je kunt je sollicitatie richten aan en je inhoudelijke vragen over de vacature neem dan contact op met Wouter Vos te bereiken via 06-18773658.  

Kom je op gesprek, dan werken we met een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.