Managementassistent Expertisecentrum PMB (tijdelijk)

Als managementassistent binnen Expertisecentrum PMB ben je het aanspreekpunt voor de afdeling en vorm je de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties.  Jij bent een betrouwbare collega en een expert in ondersteuning. Jouw werkzaamheden zijn zeer divers en kunnen soms op ad hoc basis gevraagd worden. We beloven je alvast dat geen dag hetzelfde is bij Expertisecentrum PMB! 

Een dag bij het secretariaat van Expertisecentrum PMB kan bestaan uit de volgende werkzaamheden:  

• Proactief de agenda van een of meerdere managers beheren; 
• Adequaat zorgen voor opvolging van gemaakte afspraken; 
• Bijeenkomsten organiseren en vergaderzalen met bijbehorende faciliteiten reserveren; 
• Verzoeken in de secretariaatsmailbox beheren en zelfstandig afhandelen;  
• Samen met collega’s zorgen voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox, zodat het werk gemakkelijk overgenomen kan worden; 
• Uitvoeren van administratieve zaken, zoals o.a. het aanmaken van een bestelling en hulp bieden bij financiën;
• Ondersteunende HRM taken uitvoeren, zoals ondersteuning bieden bij sollicitatieprocedures, als het plannen en versturen van uitnodigingen via het recruitmentsysteem Ubeeo. 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij het secretariaat van het organisatieonderdeel Expertisecentrum PMB, wat inclusief jou uit 6 collega’s bestaat.  Je komt terecht in een enthousiaste en gezellige groep met leuke collega's die samen het hart van Expertisecentrum PMB vormen. Binnen het team heerst er een fijne sfeer waar betrokkenheid, flexibiliteit, collegialiteit en plezier erg belangrijk zijn.   

Wil jij jezelf blijven ontwikkelen? Dan ben je bij ons op het juiste adres. Expertisecentrum PMB is namelijk hét expertisecentrum van de gemeente Utrecht voor de uitvoering van kritieke en/of complexe opdrachten. We leveren expertise in tien verschillende rollen aan gemeentelijke opdrachtgevers om zo mee te helpen aan het realiseren van een gezond stedelijk leven voor iedereen. Binnen Expertisecentrum PMB werken we continu aan ons vak en aan onze persoonlijke ontwikkeling. We hebben een eigen trainingsbureau met trainingen op allerlei vlakken. Je kunt je jaarlijks opgeven voor diverse trainingen.  

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina. 

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Om deze functie goed te kunnen uitvoeren, is het uiteraard belangrijk dat je een proactieve houding meebrengt en daarmee slimme verbeteringen voorstelt, zodat we blijven meebewegen met toekomstige ontwikkelingen. Je brengt een flexibele houding mee in de breedste zin van het woord, waardoor je snel kunt schakelen tussen de verschillende taken. Wanneer het druk wordt, blijf je gestructureerd werken en houd je het hoofd koel. Samenwerken staat in deze rol centraal en daarom vinden we het belangrijk dat je ons voorbeelden kunt laten zien van hoe jij samenwerkt in een team. Een goede dosis humor vinden wij belangrijk! 

Verder vinden we het belangrijk om het volgende in je cv terug te lezen: 

• Minimaal MBO werk- en denkniveau en hebt bij voorkeur een secretariële opleiding gedaan;
• Aantoonbare ervaring als managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;
• Ruime ervaring met MS-Officepakketten;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. 

Bij ons krijg je de gelegenheid om te werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:     

• Een werkweek van 24 uur, waarbij 20 of 28 uur ook bespreekbaar is. Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 2840,- en € 4015,- (schaal 7) op basis van 36 uur. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Werken in het Stadskantoor: het meest centrale en best bereikbare kantoor van Nederland.   
• We geven de voorkeur aan werken op kantoor maar indien gewenst is hybride werken mogelijk. We hebben met elkaar afgesproken dat er één thuiswerkdag is en de rest van de werkdagen kantoordagen zijn. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt, inclusief laptop, bureau en bureaustoel.
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina. 

Enthousiast geworden om tijdelijk als managementassistent aan de slag te gaan voor Expertisecentrum PMB, solliciteer dan direct of uiterlijk op dinsdag 31 maart. 

We laten je zo snel mogelijk na de sluitingsdatum weten of we je uitnodigen voor een eerste gesprek. De gehele sollicitatieprocedure bestaat uit 2 selectiegesprekken en een arbeidsvoorwaardengesprek. 

Heb je inhoudelijke vragen over de vacature neem dan contact op met Ilir Dibrani, Manager Staf Bedrijfsvoering bij Expertisecentrum PMB, te bereiken via 06 –14 87 28 08.

Als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Irina Bonder, Corporate Recruiter, te bereiken via 06- 38 21 87 75. 

 Als onderdeel van de sollicitatieprocedure kunnen wij referenties opvragen.

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans  

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.