Managementassistent Water, Riolering en Gemalen

Je ondersteunt het groepshoofd, de teamleiders en collega’s van de groep Water, Riolering en Gemalen (WRG). Jij bent het eerste aanspreekpunt van de afdeling en zorgt dat alles soepel verloopt. Geen dag is hetzelfde: de ene keer plan je afspraken of bijeenkomsten, de andere keer regel je de onboarding van een nieuwe collega of notuleer je bij een overleg.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• plannen van interne en externe afspraken;
• organiseren van overleggen en bijeenkomsten;
• HR-ondersteuning, zoals het regelen van onboarding van nieuwe collega’s;
• ondersteuning bij werving en selectie, zoals het inplannen van sollicitatiegesprekken;
• beheren van verschillende mailboxen en agenda’s;
• aanmaken van inkoopopdrachten en verwerken van facturen in SAP SRM;
• voorbereiding en notuleren van overleggen en bewaken van actiepunten en deadlines;
• verwerken, versturen en archiveren van verslagen en rapporten;
• schrijven en versturen van nieuwsbrieven of interne updates;
• helpen bij subsidieaanvragen en financiële verantwoording;
• beheren van de MS Teamskanalen en -mappen en komen met verbetervoorstellen;
• ondersteuning van projectgroepen;
• in kaart brengen van werkprocessen.

Kortom: als jij het oppakt, weten wij dat het goed komt.

Je gaat aan de slag bij de gemeente Utrecht, binnen Beheer Openbare Ruimte (BOR). BOR bestaat uit vier groepen en telt meer dan 200 collega’s. Jij ondersteunt specifiek de groep WRG (Water, Riolering en Gemalen), een hecht, collegiaal team van ongeveer 45 betrokken en enthousiaste medewerkers.

Je werkt nauw samen met je directe collega in dezelfde functie. Jullie vormen een team, nemen werk van elkaar over wanneer nodig en helpen elkaar waar mogelijk. In de groep wordt hard gewerkt, maar er is ook ruimte voor humor, collegialiteit en gezelligheid. 

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij overzicht houdt, zorgvuldig werkt en discreet omgaat met informatie. Je ziet kansen om het werk slimmer te organiseren en neemt initiatief om verbeteringen voor te stellen. Ook krijg je bij ons de ruimte om jouw ambitie en ontwikkeling vorm te geven.

Wat we verder graag terugzien:

• minimaal mbo‑werk‑ en denkniveau;
• goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• je werkt vlot met MS Office en pakt nieuwe systemen snel op;
• je communiceert helder en denkt actief mee over betere werkprocessen.

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden in een omgeving met gedreven collega's. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad.

Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de €2.840,- en €4.015,- op basis van 36 uur (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je werkt op <locatie>, maar het is ook mogelijk om af en toe thuis te werken. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt, inclusief laptop, bureau en bureaustoel. Ook ontvang je een thuiswerkvergoeding.
• Wij stimuleren dat je met het ov of met de fiets naar werkt komt. Daarom krijg jij een 100% vergoeding voor openbaar vervoer (OV) en een loop- en fietsvergoeding van 19 cent per kilometer. Kom je met de auto? Dan ontvang je iedere maand een vast budget dat wordt vastgesteld o.b.v. een vaste km-vergoeding van 8 cent per kilometer.
• We vinden het belangrijk dat je bij ons kunt blijven groeien. Daarom bieden we je online via GoodHabitz meer dan 100 trainingen aan die je kunt doen waar en wanneer je wilt. Kijk voor meer informatie hierover bij jouw ontwikkeling.
• Je kunt verlofsparen. Met spaarverlof heb je meer ruimte om werk en privé af te stemmen op je eigen wensen. Jij bepaalt zelf waarvoor je jouw spaarverlof opneemt. Denk aan: een sabbatical of lange vakantie, eerder stoppen met werken voor je pensioen, mantelzorg of een opleiding of studie.
• Je hebt de mogelijkheid om twee feestdagen om te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag die past bij jouw (culturele) achtergrond, nationaliteit of levensovertuiging.
• Je bent verzekerd van een goed pensioen tegen een zo’n laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP.
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.

Enthousiast geworden om als managementassistent aan de slag te gaan? Stuur dan je motivatie en je cv uiterlijk 5 april 2026. Na je sollicitatie laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een gesprek, daarmee wachten we niet tot de sluitingsdatum. Het kan dus zijn dat de vacature voor sluitingsdatum is ingevuld.

Heb je vragen over de vacature, neem dan contact op met Florien Westermann, teamleider Water en Riolering, via 06 - 48515814. Heb je vragen over de organisatie of de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Martin Kuil, recruiter, via 06 – 28826567. Krijg je geen gehoor? Stuur dan een appje!

Na selectie laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een gesprek, daarmee wachten we niet tot de sluitingsdatum. Het kan dus zijn dat de vacature voor sluitingsdatum is ingevuld.

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.