Medewerker Bedrijfsbureau

Als Medewerker Bedrijfsbureau heb je een afwisselende functie vol verantwoordelijkheid. Jij zorgt ervoor dat alles soepel verloopt op kantoor en bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, klanten en leveranciers. Je controleert en verwerkt weekstaten, behandelt de gebiedsmail en werkt briefconcepten uit. Samen met de planner/werkvoorbereider vorm je het hart van het bedrijfsbureau, want jullie werken nauw samen aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse operatie.

Je houdt je bezig met het opstellen van overeenkomsten, de afhandeling van projecten en het bijhouden van opleidingen van collega’s. Ook ben je betrokken bij alles wat er rondom het gebouw en het terrein gebeurt, zoals schoonmaak en onderhoud. Daarnaast regel je bestellingen, beheer je de voorraad van kantoorartikelen en persoonlijke beschermingsmiddelen en ben je verantwoordelijk voor het gebouwbeheer. Als preventiemedewerker heb je een belangrijke rol in het zorgen voor een veilige en gezonde werkplek. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s met vragen over veiligheid en gezondheid. Je zorgt dat werkplekinspecties worden gedaan, bereidt toolboxen voor en houdt de aanwezigheidslijsten bij. Ook houd je het overzicht van de opleidingen en regel je de aanmeldingen en administratie.

Naast deze praktische en administratieve taken ondersteun je wijkopzichters bij agendabeheer. Je onderhoudt contact met de hoofdpost (Tractieweg) en andere afdelingen en zoekt actief naar verbeteringen in werkprocessen. Je hebt oog voor de mens achter het werk; bij ziekte of verzuim zorg je bijvoorbeeld voor een kaartje of een ander gebaar van persoonlijke aandacht. Tot slot neem je graag het initiatief voor bedrijfsuitjes en andere verbindende activiteiten, want een goede sfeer op de post vinden we erg belangrijk.

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij de afdeling Wijkonderhoud & Service (W&S).

W&S is één van de zes afdelingen van Stadsbedrijven en zorgt ervoor dat onze stad schoon, heel en veilig is. W&S is onderverdeeld in 5 gebieden en een Stadsteam. Jij komt te werken in het gebied Oost – Noordoost. Onze post vind je op de Van Swindenstraat.

In het gebied werken ongeveer 30 collega’s in verschillende teams; Groen, Grijs en Schoon. Dit betekent dat er groenploegen, stratenmakers, vuil- en veegmedewerkers aan het werk zijn in het gebied. Onder aanvoering van meewerkend voormannen werken we aan een schone en veilig stad.

Om goed contact te houden met je collega’s op de post en er voor elkaar te kunnen zijn, werk je meestal op dezelfde tijden als zij. De dag begint om 6.45 uur met een kop koffie en rond 15.30 uur á 16.00 uur komt de collega’s terug op de post. In overleg is er flexibiliteit in je werktijden. Zo kun je bijvoorbeeld ook kiezen om negen uur per dag te werken.

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij administratieve processen soepel en efficiënt kunt laten verlopen.
 

Je helpt anderen graag en neemt initiatief om collega’s of klanten verder te helpen. Je denkt mee over oplossingen, handelt snel en zorgvuldig en hebt oog voor wat anderen nodig hebben. Je communiceert helder en weet informatie duidelijk over te brengen, zowel mondeling als schriftelijk. Je werkt gestructureerd, houdt overzicht bij drukte en gaat secuur om met cijfers en gegevens.

Wat we verder graag terugzien:

• Mbo 4 werk- en denkniveau;
• Enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Goede digitale vaardigheden (bijvoorbeeld Outlook, Word, Excel en SAP).

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Jouw bijdrage als Medewerker Bedrijfsbureau doet er dus toe! Tegelijk hoort daar een passend salaris bij.

Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 2.700,- en € 3.831,- op basis van 36 uur (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• We vinden een goede balans tussen werk en privé belangrijk voor onze medewerkers. Daarom heb je in veel functies de mogelijkheid om op verschillende locaties of bijvoorbeeld thuis te werken;
• Flexibiliteit in werktijden. Het is mogelijk om 4x9 uur te werken.
• We bieden veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en opleidingen;
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.

Enthousiast geworden om als Medewerker Bedrijfsbureau aan de slag te gaan? Solliciteer dan direct, maar uiterlijk op 18 mei 2025. Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of we je uitnodigen voor een gesprek.

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen aan Casper Hubers, Gebiedsmanager, via telefoonnummer 06 – 42 93 44 87. Heb je vragen over de procedure, dan kun je contact opnemen met Martin Kuil, Corporate Recruiter, via telefoonnummer 06 – 28 82 65 67.

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.