Secretaris financiën

Als secretaris Financiën ben je de pragmatische spil die het MT Financiën ondersteunt en adviseert. Met jouw inzet borg je dat besluitvorming efficiënt, goed voorbereid en vlekkeloos verloopt. Je werkt nauw samen met het hoofd Financiën, dat verantwoordelijk is voor de agenda. Daarnaast ben je de verbindende schakel tussen de directiesecretaris F&I en de medewerkers van de afdeling. Zo zorg je ervoor dat informatie en besluiten soepel doorstromen en dat het MT goed functioneert.

Deze functie is essentieel omdat het MT momenteel in een dynamische fase zit, met relatief nieuwe leden, en behoefte heeft aan een betrouwbare en overzichtelijke ondersteuning. De secretaris levert hieraan een praktische bijdrage door processen te bewaken, agenda’s en stukken goed voor te bereiden en opvolging van acties te coördineren. 

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit: 

• Samen met het hoofd Financiën verantwoordelijk voor de inhoudelijke voorbereiding en verslaglegging van de MT-vergaderingen. 

• Het MT optimaal ondersteunen bij het opstellen en beheren van de agenda op zowel korte als lange termijn. 

• Achterhalen wat MT-leden nu echt nodig hebben om effectief beslissingen te nemen en acties uit te voeren. 

• Optreden als trekker en centraal aanspreekpunt voor grote interne bijeenkomsten van de afdeling Financiën. 

• Contact onderhouden met verschillende stakeholders (zoals HR business partner, business controller(s) of informatie- & procesadviseurs) zodat je vragen kunt stellen die vanuit het MT Financiën komen. 

• Kwaliteitscontrole uitvoeren op MT-stukken en proactief adviseren om een soepele besluitvorming te waarborgen. 

• Voortgang bewaken van de actiepunten van het MT. 

• Optreden als verbindende schakel tussen de MT leden Financiën en de medewerkers binnen Financiën. 

• Actief volgen van gemeentebrede ontwikkelingen via interne communicatiekanalen, zoals het intranet. 

• Contact onderhouden met de directiesecretaris en secretariaat F&I. 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij het MT Financiën & Inkoop, onderdeel van het organisatieonderdeel Financiën en Inkoop. Het MT bestaat uit vier leden en heeft een relatief nieuwe samenstelling. En daarmee volop in ontwikkeling. 

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.   

Lees hier meer over onze organisatie.  

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Om van deze functie een succes te maken is het belangrijk dat jij beschikt over de volgende competenties:   

• Plannen & organiseren: je houdt overzicht, stelt prioriteiten en organiseert je werk gestructureerd, zelfs als er veel tegelijk speelt. 

• Proactief: je neemt initiatief, ziet wat nodig is voordat anderen het vragen en komt met concrete voorstellen, ook in een dynamische omgeving. 

• Analytisch vermogen: je legt snel verbanden, doorgrondt informatie en beoordeelt vraagstukken zorgvuldig en scherp. 

• Communicatiekracht: je communiceert helder, open en overtuigend en creëert hiermee transparantie en draagvlak. 

• Organisatiesensitiviteit: je hebt oog voor verhoudingen, belangen en gevoeligheden binnen de organisatie en weet hier tactvol en zorgvuldig mee om te gaan. 

Daarnaast vinden wij het belangrijk om in jouw cv het volgende terug te zien:   

• Ervaring in een vergelijkbare functie, bijvoorbeeld als (directie)secretaris, projectcoördinator of project assistent. 

• Affiniteit en/of ervaring met financiën en inkoop. 

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in  een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:    

• Een 24-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.489,- en € 4.998,- op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.   

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.  

• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.  

• Je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op kantoor en voor een deel thuis. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt. Inclusief laptop, bureau en bureaustoel.   

• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.  

Enthousiast geworden om als directiesecretaris Financiën & Inkoop (F&I) aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct, maar uiterlijk op 25 januari 2026.  

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Karin Maas - Meegdes, te bereiken via tel. 06 39 27 66 08. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Elisa Langezaal, Corporate Recruiter, te bereiken via 06 20 50 42 19 (niet aanwezig op vrijdag), Krijg je geen gehoor, stuur dan een appje!   

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.  

Heb je door een beperking iets nodig voor de sollicitatie? Laat ons weten wat je nodig hebt, zodat we de selectieprocedure voor jou zo goed mogelijk kunnen laten verlopen. We bieden iedere sollicitant graag een gelijke kans in onze selectieprocedure.  

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.