Teamleider/directiesecretaris

Als teamleider officemanagement speel je een cruciale rol bij het leiden van het team officemanagement. Je bent de drijvende kracht achter voortdurende verbeteringen binnen het team en geeft op een directe, coachende en ondersteunende manier leiding. Het creëren van een positieve werkcultuur en een stimulerende werkomgeving staat centraal in jouw rol. Je moedigt niet alleen de individuele groei van medewerkers aan, maar ook de ontwikkeling van het team als geheel. Dit bereik je onder andere door het voeren van constructieve FIT-gesprekken en bilaterale overleggen. 

Je werkt nauw samen met de afdelingsmanager en zorgt voor een integrale aanpak en afstemming met andere teams binnen VTH. 

Als directiesecretaris ben je het centrale aanspreekpunt voor het management en het gezicht van VTH. Je coördineert tactische en strategische vraagstukken binnen de organisatie en bewaakt de voortgang. Je bent onderdeel van het MT VTH en verzorgt de agenda en de actie- en besluitenlijst van het wekelijkse overleg. Als sparringpartner van het managementteam en de directeur VTH ben je in staat om vragen en opdrachten te coördineren, uit te zetten en te bewaken, wat bijdraagt aan een soepele en kwalitatieve bedrijfsvoering. 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij de afdeling Bedrijfsvoering en Strategie binnen het organisatieonderdeel VTH. 

De afdeling Bedrijfsvoering en Strategie telt 60 medewerkers. Jij geeft leiding aan een team van 10 managementassistenten die de teamleiders en afdelingshoofden van de verschillende afdelingen binnen VTH ontzorgen. Ondanks dat het een hectische plek kan zijn, met veel in- en uitloop van collega’s, is er een ontspannen, gezellige en informele sfeer. Je werkt in deze functie op de 14e verdieping van het Stadskantoor, naast Utrecht Centraal. 

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina. 

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature vinden wij de volgende competenties belangrijk: 

Analytisch vermogen: Je kunt op tactisch niveau hoofdzaken van bijzaken onderscheiden. Dit houdt in dat je in staat bent om complexe situaties te ontleden in begrijpelijke delen, relevante informatie te identificeren en verbanden te leggen tussen verschillende factoren. Je neemt verschillende perspectieven in overweging om tot goed doordachte beslissingen te komen. 

Plannen en organiseren: Je geeft prioriteit aan taken op basis van urgentie en maakt optimaal gebruik van beschikbare tijd om taken uit te voeren. Je bent systematisch en gestructureerd in het aanpakken van taken en projecten en communiceert duidelijk over verwachtingen. 

Bestuurlijke sensitiviteit: Je bent je bewust van de belangen en posities van verschillende belanghebbenden binnen de organisatie en toont begrip voor besluitvormingsprocessen. Ook kun je informatie en voorstellen presenteren op een manier die aansluit bij de politiek bestuurlijke context. 

Het volgende zien we graag terug in je cv: 

• Hbo werk- en denkniveau. 

• Meerjarige werkervaring in een leidinggevende functie binnen een complexe organisatie. 

Dit bieden we je 

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij werkt niet alleen voor de gemeente, maar zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. 

Onderstaand vind je ons aanbod: 

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen € 4.184,- en € 6.022,- op basis van 36 uur (schaal 10A). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. 

• Een Individueel Keuzebudget van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen, zoals het kopen van extra verlofuren, een fiets of extra vakantiegeld. 

• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van een jaar, met de intentie tot omzetting naar een overeenkomst voor onbepaalde tijd. 

• Hybride werken, deels op kantoor en deels thuis. Uiteraard zorgen we ook voor een goede thuiswerkplek, inclusief laptop, bureau en bureaustoel. 

• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina

Enthousiast geworden om als Teamleider Officemanagement/Directiesecretaris aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer dan direct, maar uiterlijk op 22 juli. 

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je benieuwd hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen en je sollicitatie richten aan Marieke Driessen, afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Strategie, via 06 810 186 77. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je bellen met Jurian Hoogendoorn, corporate recruiter, via 06 18773883. Krijg je geen gehoor, stuur dan een appje. 

Kom je op gesprek? Dan maken we gebruik van een lijst met vaste, gestandaardiseerde vragen. Alle kandidaten krijgen dezelfde vragen, zodat we de resultaten eerlijk kunnen vergelijken en iedereen gelijke kansen heeft. 

Heb je door een beperking iets nodig voor de sollicitatie? Laat ons weten wat je nodig hebt, zodat we de selectieprocedure zo goed mogelijk kunnen laten verlopen. We bieden iedere sollicitant graag een gelijke kans. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om meer te lezen over inhuuropdrachten bij gemeente Utrecht.