Contractbeheerder

Als contractbeheerder ben jij primair verantwoordelijk voor het proactief en zorgvuldig administratief beheren van diverse (kleinere) contracten. Dat betekent bijvoorbeeld dat je tijdig signaleert dat een contract afloopt en met de Opdrachtgever bespreekt of het contract verlengd moet worden, of dat een nieuwe inkoop moet plaatsvinden. In overleg met de Inkoper-Contractmanager zet je eventuele vervolgacties in gang. Je bedenkt, stemt af en voert vervolgens zelfstandig uit. Je zorgt voor een volledig, actueel en overzichtelijk contractdossier, waarin alle afspraken, documenten en verplichtingen correct zijn vastgelegd. Je gebruikt daarbij diverse systemen, waaronder ons financiële systeem SAP4U, om bestellingen aan te maken, te wijzigen, contracten op te voeren, of zaken uit te zoeken. 

Binnen Utrecht maken we gebruik van de CATS-CM methodiek. Omdat dit een nieuwe functie is, speel je een actieve rol in de ontwikkeling van het contractbeheersproces. Je voert niet alleen uit, maar denkt mee, doet verbetervoorstellen en zorgt dat processen slimmer, duidelijker en consistenter worden ingericht. Zo geef jij de functie mede vorm, met een duidelijke focus op professioneel administratief contractbeheer. 

Jouw taken: 

• Het opbouwen, onderhouden en toegankelijk houden van contractinformatie in de diverse systemen (het zaaksysteem, SAP4U, Sharepoint en/of in het nieuwe contractmanagementsysteem).  

• Bewaken van voortgang, signaleren van knelpunten en het meenemen van stakeholders. 

• Inzichtelijk maken van verplichtingen, betalingen en contractwaarden in SAP4U en het actief monitoren van contractuitnutting, inclusief het leveren van relevante data en rapportages.  

• Het initiëren en onderbouwen van verbetervoorstellen voor een efficiëntere en transparantere manier van werken. 

De Gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Jouw functie is ondergebracht bij team Inkoop-Contractmanagement van organisatieonderdeel Werk en Inkomen. Dit is een team van 10 bevlogen collega’s bestaande uit 6 Inkopers-Contractmanagers, twee Ondersteuners Contractmanagement, een Inkoopondersteuner en een Aanbodcoördinator. We zoeken daarnaast nog tijdelijke versterking van een Coördinator.  

Werk en Inkomen is sinds april 2024 tijdelijk gehuisvest in een van de kantoren in Hoog Catharijne: kantoorgebouw Janssoenborch. WenI levert een bijdrage aan de leefbaarheid en sociale samenhang in de stad en richt zich op het vergroten van de zelfstandigheid van inwoners van Utrecht. We ondersteunen werkzoekenden richting de arbeidsmarkt en het weer meedoen in de maatschappij. Als inwoners tijdelijk geen of een laag inkomen hebben bieden wij financiële ondersteuning en we helpen bij het voorkomen en oplossen van schulden. 

Als Gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.  

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij over de volgende competenties beschikt:  

• Nauwkeurigheid: Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en met oog voor detail. Je zorgt dat dossiers compleet en betrouwbaar zijn. 

• Samenwerken: Je werkt in deze rol nauw samen met collega's. Je weet collega's te betrekken en hen aan te spreken.  

• Overzicht bewaren: Je werkt met verschillende administratieve processen en systemen en houdt daarbij overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt. 

• Proactief: Je toont initiatief en en zet waar nodig proactief verbeteringen in beweging. 

Wij vinden het daarnaast belangrijk om het volgende in jouw cv en/of motivatie terug te zien: 

• Hbo-werk- en –denkniveau. 

• Ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur als contractbeheerder. 

• Ervaring met het werken in diverse systemen, zoals een zaaksysteem of Contractmanagementsysteem en een financieel systeem zoals SAP. 

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad.  

Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:  

• Een 32- tot 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.524,- en € 5.033,- op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.  

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld. 

• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van twee jaar.  

• Je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op kantoor en voor een deel thuis. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt. Inclusief laptop, bureau en bureaustoel. Ook ontvang je een thuiswerkvergoeding;  

• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina. 

Enthousiast geworden om als Contractbeheerder aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer dan direct maar uiterlijk op 15 april 2026. Bij voldoende passende reacties kunnen we de vacature mogelijk eerder sluiten. Wij laten je zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 2 werkdagen na de sluitingsdatum weten of we je uitnodigen voor een gesprek. De eerste gesprekken vinden plaats op 20 april 2026. Een eventuele tweede ronde gesprekken vindt plaats op 23 april.

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Maaike Wilmink, teamleider, te bereiken via tel. 06-42074769. Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.  

Heb je iets nodig voor de sollicitatie? Laat ons weten wat je nodig hebt, zodat we de selectieprocedure voor jou zo goed mogelijk kunnen laten verlopen. We bieden iedere sollicitant graag een gelijke kans in onze selectieprocedure. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.