Coördinator Vastgoedadministratie

De gemeente Utrecht beheert een grote en diverse vastgoedportefeuille. Om deze goed te kunnen beheren, is betrouwbare informatie onmisbaar. Als Coördinator Vastgoedadministratie zorg jij ervoor dat vastgoedgegevens, contractinformatie en financiële gegevens op orde zijn en blijven.

Je bent de inhoudelijke spil van de backoffice vastgoedadministratie. Je houdt overzicht over de werkzaamheden binnen het team, verdeelt taken en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen. Tegelijkertijd werk je zelf mee aan administratieve vraagstukken.

Een belangrijk onderdeel van je werk is het vertalen van informatiebehoeften naar bruikbare inzichten. Je weet welke gegevens beschikbaar zijn, waar deze staan en hoe collega's deze kunnen gebruiken. Daarbij werk je nauw samen met assetmanagers, business controllers en andere collega's binnen de organisatie.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Coördineren en uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden binnen de vastgoedadministratie rondom verhuur-, onderhouds- en vastgoedbeheer.
• Verdelen, plannen en bewaken van werkzaamheden binnen het team en zorgen voor een goede onderlinge afstemming.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor collega's, management en andere stakeholders.
• Bewaken van de kwaliteit, juistheid en volledigheid van vastgoed-, contract- en financiële gegevens.
• Verzorgen en controleren van mutaties binnen de vastgoedadministratie.
• Verzorgen van huurprolongaties en indexeringen en toezien op een correcte verwerking hiervan.
• Zorgdragen voor een juiste doorbelasting van (bijzondere) verhuur- en exploitatiekosten.
• Signaleren van afwijkingen, knelpunten en verbetermogelijkheden in administratieve processen en systemen.
• Opstellen, analyseren en controleren van managementinformatie en stuurinformatie.
• Vertalen van informatiebehoeften van assetmanagers, business controllers en management naar bruikbare rapportages en inzichten.
• Ondersteunen bij de ontwikkeling en optimalisatie van rapportages, dashboards en informatievoorziening.
• Bijdragen aan de verdere professionalisering en ontwikkeling van de vastgoedadministratie. 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen.

Voor jou is er plek binnen het team Backoffice van Vastgoedorganisatie Utrecht. Hier werk je samen met collega's die zich bezighouden met vastgoedadministratie en financiële processen. Samen zorgen jullie ervoor dat de administratie van de gemeentelijke vastgoedportefeuille betrouwbaar en actueel is.

Je werkt veel samen met assetmanagers, business controllers en ICT collega’s. Daardoor krijg je een brede kijk op het vastgoedbeheer van de gemeente. Op kantoor stem je werkzaamheden af met collega's en deel je kennis. Daarnaast is er ruimte om hybride te werken.

Als gemeente streven we naar een diverse en inclusieve organisatie, omdat we ervan overtuigd zijn dat verschillende perspectieven zorgen voor meer innovatie, creativiteit en betere samenwerking. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij:

Analytisch vermogen: Je kunt informatie uit verschillende bronnen combineren, ziet verbanden en weet snel te achterhalen waar gegevens vandaan komen.

Eigenaarschap: Je voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van de vastgoedadministratie en wacht niet af wanneer iets beter kan.

Digitale vaardigheid en systeeminzicht: Je bent nieuwsgierig naar systemen en data. Je hoeft geen IT-specialist te zijn, maar je wilt begrijpen hoe informatie is opgebouwd en waar deze vandaan komt.

Kennisdelen en verbindend vermogen: Je ontwikkelt je tot een belangrijke vraagbaak binnen het team en helpt collega's verder met jouw kennis.

Daarnaast vragen wij:

• mbo+ of hbo werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring met administratieve processen binnen vastgoed, financiën of bedrijfsvoering.
• Ervaring met het werken in complexe informatiesystemen en het gebruiken van data voor rapportages en analyses.
• Affiniteit met informatievoorziening, data en digitalisering.

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Jouw bijdrage doet er dus toe! 

Tegelijk hoort daar een goed pakket aan arbeidsvoorwaarden bij: 

• Een 32 of 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen € 3.568,- en € 5.096,- op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris, voor extra verlof, een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Hybride werken: we werken voor een deel samen op het stadskantoor en voor een deel thuis. Je krijgt een goede thuiswerkplek inclusief laptop, bureau en stoel, en een thuiswerkvergoeding.
• 100% OV-vergoeding en een fiets- en loopvergoeding van 19 cent per kilometer.
• Ruimte voor jouw ontwikkeling, en meer dan 100 onlinetrainingen via GoodHabitz.
• Verlofsparen: voor een sabbatical, vroegpensioen, mantelzorg of studie.
• Ruimte voor iedereen: een stilteruimte en kolfruimte zijn aanwezig op het stadskantoor.
• Je bent verzekerd van een goed pensioen tegen een zo’n laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP.
• De mogelijkheid om twee christelijke feestdagen om te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag

Wil je meer weten? Lees hier meer over alle arbeidsvoorwaarden. 
Bekijk de infographic over onze arbeidsvoorwaarden.

Enthousiast geworden om als Coördinator Vastgoedadministratie aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer dan direct maar uiterlijk op 22 november.

Wij laten je zo snel mogelijk weten of we je uitnodigen voor een gesprek. 
Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Maarten van Dortmond, Teamleider Backoffice, 0643237702.

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om meer te lezen over inhuuropdrachten bij gemeente Utrecht.