Directie assistent Ontwikkelorganisatie Ruimte

Als directie assistent ondersteun jij de directeur van Organisatieonderdeel Ruimte, Bart van der Vossen. Je werkt in een team met vier collega directie assistenten en bent een onmisbare spil: je regelt, bewaakt, signaleert en denkt altijd een stap vooruit. Als directie assistent ondersteun je hem in brede zin bij organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden. Je beheert complexe agenda’s, bereidt vergaderingen voor en zorgt voor een soepele communicatie tussen interne en externe partijen. Je houdt het overzicht, signaleert knelpunten en zorgt dat alles op rolletjes loopt. 

Jouw taken op een rij 

• Beheren en prioriteren van een complexe, dynamische agenda; 

• Structureren van de mailbox, signaleren en bewaken van actiepunten; 

• Organiseren van interne en externe bijeenkomsten en werkbezoeken; 

• Reserveren van vergaderzalen (intern en extern) en voorbereiden van reistijd en logistiek; 

• Afstemmen met collega’s over aan te leveren stukken en deadlines; 

• Voorbereiden van het wekelijkse agendaoverleg met het directieteam; 

• Verwerken van ziek- en betermeldingen; 

• Meebouwen aan een uniforme werkwijze binnen het directiesecretariaat. 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Je komt te werken binnen de Ontwikkelorganisatie Ruimte, een groot en veelzijdig organisatieonderdeel met ruim 970 collega’s. Hier werken we aan gebiedsontwikkeling en thema’s als energie, mobiliteit, wonen en groen. Er is een ambitieuze dynamiek binnen de afdeling, met mensen die intrinsiek gemotiveerd zijn om te werken voor de stad Utrecht.  Jij ondersteunt de directeur Ruimte – een sleutelrol binnen de gemeentelijke organisatie – en zorgt dat hij zijn werk optimaal kan doen. Je vormt samen met vier collega-assistenten een hecht team, waarin iedereen werkt voor één van de directeuren. Je werkt nauw samen met het directieteam rondom de directeur, wat bestaat uit een directieadviseur, de directeur en jijzelf. 

Lees hier meer over onze organisatie: Over ons - Werken bij de Gemeente Utrecht (werkenbijutrecht.nl) . 

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.  

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Om van deze rol een succes te maken, zijn een aantal dingen belangrijk. Jij bent iemand die nauwkeurig werkt, zelfstandig is en energie krijgt van het aanbrengen van structuur in een volle agenda. In een dynamische omgeving weet je snel te schakelen en behoud je altijd het overzicht, ook onder druk. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten voordat ze problemen worden en komt met praktische oplossingen. Je voelt je thuis in een ambtelijke, politiek-bestuurlijke context en begrijpt hoe je hierin effectief opereert. Samenwerken gaat je goed af, maar je durft ook zelfstandig beslissingen te nemen en verantwoordelijkheid te dragen. 

Dit breng je mee 

• Hbo werk- en denkniveau; 

• Aantoonbaar ervaring als managementassistent, bij voorkeur als directie assistent; 

• Ervaring binnen een overheidsorganisatie is een pre; 

• Uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift; 

• Ervaring met Outlook, MS Office, iBabs en bij voorkeur ValidSign. 

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Jouw bijdrage als directie assistent doet er dus toe!  

Tegelijk hoort daar een passend salaris bij:    

• Een hybride werkweek van 32 uur of 36 uur met een bruto maandsalaris tussen de  
  € 3.052,- en € 4.297,- op basis van 36 uur (schaal 8). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.  

• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. 

• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, studie-uren etc. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris.  

• We vinden het belangrijk dat je bij ons kunt blijven groeien. Daarom bieden we je online via GoodHabitz meer dan 100 trainingen aan die je kunt doen waar en wanneer je wilt. Kijk voor meer informatie hierover bij jouw ontwikkeling. 

• Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding kijk je hier. 

Je bent van harte welkom. We kijken uit naar je komst!

Enthousiast geworden om als Directie assistent aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer dan direct maar uiterlijk op 9 juni. De eerste gesprekken vinden plaats op donderdag 12 juni en maandag 16 juni.
  
Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Dascha Groenewegen (coördinator managementondersteuning a.i) op telefoonnummer 06 123 86 339. Heb je vragen over de procedure? Dan kun je contact opnemen met recruiter Anco de Graaf, 0638221233. Maak een belafspraak via whatsapp

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.  
  
Heb je door een beperking iets nodig voor de sollicitatie? Laat ons weten wat je nodig hebt, zodat we de selectieprocedure voor jou zo goed mogelijk kunnen laten verlopen. We bieden iedere sollicitant graag een gelijke kans in onze selectieprocedure.  

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.