Management assistent

Tot 1 augustus 2026 zoeken we een collega die de makers van de stad ondersteunt bij Stadsbedrijven. Je bent hét aanspreekpunt voor de managers en teams die je ondersteunt. Als ervaren managementassistent ben je een echte duizendpoot en ondersteun en organiseer je in de breedste zin van het woord. Dit betekent dat je:

• Met plezier complexe agenda’s en volle mailboxen beheert en prioriteiten kunt inschatten;
• Zorgt dat vergaderstukken uit de mailbox correct in iBabs staan en dat de Outlook-agenda en iBabs op elkaar aansluiten; en dit ook in teams kunnen regelen.
• Organisatorische aspecten rondom agendabeheer naadloos regelt;
• Afspraken goed voorbereidt, inclusief tijdige aanlevering van stukken;
• Ondersteunende HRM-taken uitvoert, zoals bij sollicitatieprocedures en de start van nieuwe collega’s;
• Waar mogelijk ook assisteert in projecten.

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij de afdeling Wijkonderhoud & Service (W&S). W&S is één van de zes afdelingen van Stadsbedrijven en zorgt ervoor dat onze stad schoon, heel en veilig is. W&S is onderverdeeld in 5 gebieden en een Stadsteam. Jij ondersteunt het management van deze afdeling. Er is sprake van een fijne werksfeer, waarbij samenwerken centraal staat.

Stadsbedrijven is het visitekaartje van de gemeente Utrecht. Denk aan het inzamelen van afval, het beheren en onderhouden van de openbare ruimte, sportlocaties, zwembaden, parkeergarages, begraafplaatsen, en welzijnsaccommodaties. Iedereen ziet ons werk, elke dag opnieuw.

Meer informatie over werken bij de gemeente Utrecht vind je op: werkenbijutrecht.nl/over-ons

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.  

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Je bent het visitekaartje van de afdeling en een verbindende schakel tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties. Je werkt zelfstandig, behoudt overzicht, en bent goed in plannen en organiseren. Je kunt prettig feedback geven en ontvangen en blijft rustig onder druk. Daarnaast ben je flexibel en een echte teamspeler.

Verder vragen we:

• Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-4 niveau;
• Ervaring als assistent (of vergelijkbaar) in een dynamische omgeving;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Ruime ervaring met MS-Office, met name Outlook en Teams;
• Dat je nieuwe systemen snel eigen maakt.

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. 

Onderstaand vind je ons aanbod: 

• Een werkweek van 36 uur verdeeld over 5 dagen (of een werkweek van 32 uur verdeeld over 4 dagen is bespreekbaar) met een bruto maandsalaris tussen de € 2.754,- en € 3.908,- en op basis van 36 uur (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden;
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% bovenop je salaris.
• We bieden veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en opleidingen.
• We vinden een goede balans tussen werk en privé belangrijk voor onze medewerkers en daarom werken we hybride. Dit betekent dat jij de mogelijkheid krijgt om deels vanuit huis te werken. Je werklocatie is de Tractieweg, het centrum van onze uitvoerende organisatie.
• Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding kijk je hier.

Enthousiast geworden om aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct maar uiterlijk op 31 augustus. Zodra wij enthousiast zijn over jouw sollicitatie, kunnen wij jou uitnodigen voor de sluitingsdatum. Wacht dus niet te lang met solliciteren. 

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen aan Fred Nuwenhuis, Manager Stadsteam, 0653946268. Alle vragen over de sollicitatieprocedure kun je bellen met Sevi Yilmaz, Corporate Recruiter, 06 – 41 79 60 18. Maak eerst een bel afspraak via Whatsapp. 

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. 

Heb je iets nodig voor de sollicitatie? Laat ons weten wat je nodig hebt, zodat we de selectieprocedure voor jou zo goed mogelijk kunnen laten verlopen. We bieden iedere sollicitant graag een gelijke kans in onze selectieprocedure. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.