Matchingscoördinator

Als matchingscoördinator ben jij de verbindende schakel tussen Expertisecentrum PMB en de verschillende organisatieonderdelen (opdrachtgevers) van de gemeente Utrecht. Jij houdt overzicht én regie over de actuele en toekomstige capaciteitsvraagstukken. Deze functie brengt veel ad hoc vragen en situaties met zich mee, waardoor je snel moet schakelen tussen jouw werkzaamheden. Je bent continu in contact met professionals die voor Expertisecentrum PMB werken en matcht hen – samen met het management - op opdrachten door de gehele organisatie heen. Expertisecentrum PMB voert opdrachten uit in het fysieke, sociale én het bedrijfsvoeringsdomein. 

Concreet bestaan jouw werk uit: 

• Het aannemen van nieuwe opdrachten en deze op de juiste plekken verwerken en uitzetten; 

• Je bent het aanspreekpunt voor opdrachtgevers, managers van de onderdelen van Expertisecentrum PMB en individuele medewerkers voor inzet op nieuwe opdrachten of verlengingsopdrachten; 

• Je fungeert op het gebied van vraag en aanbod als adviseur en rechterhand van de managers van het projectbureau, adviesbureau en het stafbureau Bedrijfsvoering 

• Je zorgt ervoor dat de juiste mensen de juiste werkzaamheden doen die passen bij hun kennis, competenties en ervaring. Dit doe jij door te kijken naar het profiel en de beschikbare uren van medewerkers en dit te matchen met het aantal uur en de inzet die gevraagd is door de opdrachtgever; 

• Het helpen verbeteren van het matchingsproces. Je analyseert de data van aanvragen en matches, geeft aan waar knelpunten zitten en houdt in de gaten wie er over- en of ondervraagd is. Je adviseert over de trends in aanvragen van de diverse organisatieonderdelen van de gemeente. 

Jij krijgt in deze rol de ruimte om initiatief te nemen en zo de dienstverlening continue te verbeteren. 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij het stafbureau Bedrijfsvoering van Expertisecentrum PMB. Je werkt direct samen met een collega-matchingscoördinator. Andere collega's in de staf Bedrijfsvoering zijn collega's van de PMB Academie en het secretariaat 

PMB, het projectmanagementbureau is het expertisecentrum voor kritieke en/of complexe opdrachten. We bieden expertise aan op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Met 200 collega’s werken we iedere dag aan een breed scala aan opdrachten verspreid over de hele gemeente. Dit betekent dat je contact hebt over opdrachten op verschillende plekken en verschillende onderwerpen. Voorbeelden van opdrachten zijn interim-management Jeugd, energietransitie, doorgaande fietsroutes, dienstverlening wijkbureaus en opvang vluchtelingen Utrecht.   

Ons motto is: iedere PMB-er zit op de juiste plek, op het juiste moment en met de juiste impact. Wat Expertisecentrum PMB kenmerkt is ons vakmanschap. PMB-ers zijn snel, resultaatgericht, flexibel en presteren op hoog niveau. We werken vanuit menselijke aandacht, hebben oog voor talent en gaan voor de wow-factor. Expertisecentrum PMB kenmerkt zich door een open, energieke en kwaliteitsgedreven cultuur.   

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina. 

Wat jij kan, heeft Utrecht nodig. Zet jouw talent in en groei mee met de ambities van de stad. Met elkaar maken we er werk van. Voor deze vacature zijn de volgende competenties van belang: 

• Klantgerichtheid: Je bent het eerste aanspreekpunt voor opdrachtgevers met vaak urgente of complexe vragen. Je luistert goed, vraagt door en zorgt dat vragen snel en zorgvuldig worden opgepakt. Ook als een volledige oplossing niet direct mogelijk is, denk je actief mee in alternatieven. 

• Organiserend vermogen: Je behoudt overzicht in een dynamische omgeving met veel gelijktijdige aanvragen en belangen. Je weet wat er speelt, stelt prioriteiten en zorgt dat vraag en aanbod goed op elkaar aansluiten. 

• Communicatieve vaardigheden: Je communiceert helder en prettig met opdrachtgevers, managers en medewerkers. Je weet de vraag achter de vraag te stellen en kunt verwachtingen goed managen. Ook lastige boodschappen breng je duidelijk, zorgvuldig en oplossingsgericht. 

• Analytisch vermogen: Je analyseert gegevens over aanvragen, inzet en bezetting en ziet patronen en trends. Je vertaalt deze inzichten naar concrete adviezen voor het management en denkt actief mee over het verbeteren van het matchingsproces. 

Verder vinden wij het belangrijk dat jij beschikt over: 

• Hbo werk- en denkniveau; 

• Ervaring hebt met coördinerende werkzaamheden; 

• Inzicht hebt in het werken in opdracht (op basis van offerte); 

• Een brede nieuwsgierigheid hebt naar de domeinen sociaal, fysiek en bedrijfsvoering van de gemeente Utrecht en het aanbod van expertisecentrum PMB. 

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt. Daar hoort natuurlijk een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod, kijk ook verder op de bijgevoegde link voor de overige arbeidsvoorwaarden. 

• Een werkweek van 32-36 uur met een bruto maandsalaris tussen de € 3.777,- en € 5.554,- op basis van 36 uur (schaal 10). Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal (schaal 9) behoort tot de mogelijkheden. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring; 

• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. 

• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris; 

• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en trainingen. Je krijg onbeperkt toegang tot GoodHabitz; 

• Je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op het Stadskantoor en voor een deel thuis. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt. Inclusief laptop, bureau en bureaustoel.   

• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina. 

Enthousiast geworden om als Matchingscoördinator aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct maar uiterlijk op zondag 17 mei. 

De eerste ronde gesprekken zijn op 21 mei. De totale selectieprocedure bestaat uit twee sollicitatiegesprekken en een arbeidsvoorwaardengesprek.  

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Ilir Dibrani, Manager Stafbureau Bedrijfsvoering, te bereiken via tel. 06 – 14872808. 

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. Heb je door een beperking iets nodig voor de sollicitatie? Laat ons weten wat je nodig hebt, zodat we de selectieprocedure voor jou zo goed mogelijk kunnen laten verlopen. We bieden iedere sollicitant graag een gelijke kans in onze selectieprocedure. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om meer te lezen over inhuuropdrachten bij gemeente Utrecht.