Matchingscoördinator Projecten

Jij bent de verbindende schakel tussen de afdeling Projectmanagement Ruimte (PMR) en de programma’s, projecten en opgaven waar de afdeling personeel aan moet leveren. Jij houdt overzicht én regie over de actuele en toekomstige capaciteitsvraagstukken. Deze functie brengt veel ad hoc vragen en situaties met zich mee, waardoor je snel moet schakelen tussen jouw werkzaamheden. Je bent continu in contact met professionals die voor het organisatieonderdeel Ruimte werken. 

Concreet bestaan jouw werkzaamheden uit: 

• Het aanspreekpunt zijn voor de teammanagers, de teams en individuele medewerkers voor inzet op bestaande projecten en nieuwe projecten;
• Je fungeert op het gebied van capaciteitsvraagstukken als adviseur en rechterhand van deze teammanagers;
• Je zorgt ervoor dat de juiste mensen de juiste werkzaamheden doen die passen bij hun kennis, kunde en kwaliteiten. Dit doe jij door te kijken naar de beschikbare uren van medewerkers en dit te matchen met het aantal uur van de gevraagde opdracht;
• Je helpt bij het projectmatig creëren en het professionaliseren daarvan. Je ondersteunt collega’s bij het goed opstarten van projecten en geeft hen handvatten voor projectmatig werken. 

Jij krijgt de ruimte om initiatief te tonen en zelf taken op te pakken waarvan jij denkt dat ze bij jou horen. Op deze manier geef jij zelf mede vorm aan de inhoud van jouw functie. 

Goed om te weten: formeel noemen we deze rol Teamsecretaris. 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij PMR binnen organisatieonderdeel Ruimte.

Binnen PMR werk je samen met drie matchingscoördinatoren. Met hen stem je dagelijks af over aanvragen, capaciteit en ontwikkelingen binnen de afdeling. Daarnaast heb je veel contact met teammanagers, projectleiders en medewerkers uit verschillende vakgebieden. Wekelijks bespreken de matchingscoördinatoren en teammanagers gezamenlijk alle actuele aanvragen en capaciteitsvraagstukken.

Als gemeente streven we naar een diverse en inclusieve organisatie, omdat we ervan overtuigd zijn dat verschillende perspectieven zorgen voor meer innovatie, creativiteit en betere samenwerking. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Je communiceert duidelijk en weet verschillende belangen goed bij elkaar te brengen. Soms heeft een opdrachtgever een ander beeld dan jij; dan kun je keuzes uitleggen en een match overtuigend toelichten. Je blijft rustig bij druk of teleurstelling, ook als mensen niet tevreden zijn of als je niet alles zelf kunt beslissen. Je schakelt makkelijk bij ad-hoc werkzaamheden en houdt overzicht, ook wanneer prioriteiten veranderen. Met jouw analytisch vermogen zie je waar processen beter kunnen en kom je met praktische verbeteringen. Je bent benaderbaar en sociaal, hebt oog voor mensen en voor de organisatie en springt bij waar nodig. Jij bent iemand die gemakkelijk contact legt met collega's en stakeholders. Je neemt initiatief, durft feedback te geven en voelt je prettig in een omgeving waarin samenwerking en zichtbaarheid belangrijk zijn. Je wacht niet af, maar zoekt actief de verbinding met anderen om resultaten te behalen.

Verder vinden wij het belangrijk dat jij beschikt over: 

• Hbo werk- en denkniveau;
• Ervaring met projectmatig werken en coördinerende werkzaamheden;
• Ervaring met ruimtelijke projecten is een pre;
• Affiniteit met ruimtelijke ordening. 

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega's. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad.

Jouw bijdrage als Matchingscoördinator doet er dus toe.

Tegelijk hoort daar een passend aanbod bij:

• Een 32- of 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen € 3.777,- en € 5.554,- op basis van 36 uur (schaal 10). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris voor extra verlof, een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Hybride werken: we werken voor een deel samen op kantoor en voor een deel thuis. Je krijgt een goede thuiswerkplek inclusief laptop, bureau en stoel, en een thuiswerkvergoeding.
• 100% OV-vergoeding en een fiets- en loopvergoeding van 19 cent per kilometer.
• Ruimte voor jouw ontwikkeling (link invoegen) en meer dan 100 online trainingen via GoodHabitz.
• Verlofsparen: voor een sabbatical, vroegpensioen, mantelzorg of studie.
• Ruimte voor iedereen: een stilteruimte en kolfruimte zijn aanwezig op het stadskantoor.
• De mogelijkheid om twee christelijke feestdagen om te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag.
• Je bent verzekerd van een goed pensioen tegen een zo laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP.
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina. 

Enthousiast geworden om als Matchingscoördinator PMR aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer dan direct.

Heb je vragen over de vacature, de organisatie of de procedure? Neem dan contact op met Eline Haarman via 06 48 51 58 35. Zij vertelt je graag meer over de functie. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Anco de Graaf, Recruitment, op 06-38221233

De eerste gesprekken vinden bij voorkeur plaats op woensdag 28 oktober. 

Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een gesprek.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om meer te lezen over inhuuropdrachten bij gemeente Utrecht.