Projectmanagementondersteuner

Als Projectmanagementondersteuner zorg je voor een goed georganiseerde en efficiënte uitvoering van projecten. Daarnaast help je bij het verbeteren en professionaliseren van projectbeheersing en projectmanagement. Je zorgt ervoor dat de afgesproken werkwijze “Project Matig Creëren” (PMC) wordt nageleefd door de voortgang te monitoren en het management tijdig te voorzien van accurate stuurinformatie. Met behulp van beschikbare data, templates en processen ondersteun je de periodieke rapportage en informatievoorziening. Daarnaast bied je effectieve ondersteuning aan projectmanagers op de verschillende GROTICK-elementen (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie, Kwaliteit). Vanuit je ervaring in de praktijk doe je verbetervoorstellen en implementeer je deze op brede schaal. Je rapporteert aan de Teammanager Projectbeheersing. 

Concreet bestaan jouw werkzaamheden uit: 

• Zorgen dat de PMC-methodiek en de afgesproken werkwijze voor vastgoedprojecten correct worden gevolgd, inclusief het gebruik van formats en processtappen. 

• Ondersteunen bij de professionalisering van processen door documenten en formats te reviewen, de SharePoint-pagina actueel te houden, en verbeteringen door te voeren. 

• Monitoren en bewaken van de datakwaliteit in de Portfolio- en Projectmanagementtool, inclusief controle op volledigheid en actualiteit van projectdata. 

• Assisteren bij de voorbereiding, uitwerking en opvolging van voortgangsrapportages en investeringscommissie-bijeenkomsten voor teammanagers. 

• Ondersteunen bij het beheren van projectfinanciën, inclusief het invoeren en opvolgen van bestellingen in SAP en het checken van risicoclassificaties. 

• Coördineren van bijeenkomsten zoals Project Start-Ups en risicosessies, inclusief planning en het opzetten van overlegstructuren. 

• Opzetten en beheren van een documentatiesysteem voor projectadministratie, en het adviseren over verbeteringen in projectbeheersing en -management. 

• Ondersteuning van grote complexe, top-risico projecten op alle GROTICK aspecten 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Als Projectmanagementondersteuner kom jij te werken bij de Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU) op de afdeling ‘Vastgoedprojecten’ (VGP). De collega’s op deze afdeling worden omschreven als enthousiast, betrokken, informeel en vakinhoudelijk goed op de hoogte. De afdeling Vastgoedprojecten bestaat uit 4 teams: 

• Onderwijshuisvesting en Multifunctionele accommodaties 

• Sport, Welzijn, Zorg en Bereikbaarheid 

• Cultuur, Erfgoed, Eigen huisvesting, Wonen, Veiligheid en Overig 

• Projectbeheersing 

Jij gaat aan de slag bij het team Projectbeheersing bestaande uit adviseurs projectbeheersing en (project)ondersteuners (totaal 7 Fte). Net als jouw 2 collega Projectmanagementondersteuners, ga jij één van de VGP-teams ondersteunen bij het uitvoeren van vastgoedprojecten zodat de in totaal +/- 350 bouw- en renovatieprojecten goed en beheerst verlopen. Dit doe je samen met jouw collega’s van het team Projectbeheersing en de programma- en projectmanagers. Daarnaast draag je bij aan de verdere professionalisering van het uitvoeren van een Vastgoedproject binnen de Vastgoedorganisatie. 

Lees hier meer over onze organisatie (link naar Over ons - Werken bij de Gemeente Utrecht (werkenbijutrecht.nl)  

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij je herkent in de volgende competenties. 

• Resultaatgericht: je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te behalen of te overstijgen. Je stelt prioriteiten, werkt efficiënt en zorgt ervoor dat taken tijdig en met de gewenste kwaliteit worden afgerond. Je signaleert problemen proactief en draagt oplossingen aan om de voortgang te waarborgen. 

• Stressbestendig: je kunt snel schakelen als er onverwachte dingen gebeuren. Je weet de rust te bewaren als de druk hoog is, kunt omgaan met tegenwind en schroomt niet om collega’s om hulp of advies te vragen. 

• Sociaal vaardig: je werkt graag in teamverband en helpt het team waar nodig, zonder de verantwoordelijkheden van anderen over te nemen. 

• Initiatiefrijk / Ambitieus: je wacht niet af, maar neemt zelf het voortouw. Je pakt je verantwoordelijkheid, hebt eigen inbreng en krijgt er energie van om alles soepel te laten verlopen.  

Verder zien we het volgende graag terug in je cv: 

• Hbo werk- en denkniveau; 

• Relevante werkervaring als Projectmanagementondersteuner van grote complexe projecten; 

• Ervaring met projectmanagementsystemen en tools om projecten in goede banen te leiden en van de juiste informatie te voorzien.  

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt. Onderstaand vind je ons aanbod: 

• Een minimaal 24 tot 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.426,- en € 4.908,- op basis van 36 uur (schaal 9).  

• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. 

• Boven op je salaris een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Jij kiest wat je met dit budget doet. Bijvoorbeeld extra verlof kopen of uitbetaling als vakantiegeld/eindejaarsuitkering. Of alles eens per jaar laten uitbetalen. 

• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en trainingen. Je krijg onbeperkt toegang tot GoodHabitz; 

• Bij de gemeente Utrecht werken wij hybride. Dit betekent dat jij de mogelijkheid krijgt om deels thuis te werken. Hierbij voorzien wij jou van een goed ingerichte thuiswerkplek; 

• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.

Enthousiast geworden om als Projectmanagementondersteuner aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct maar uiterlijk op 13 juli. Er zijn al gespreksmogelijkheden gepland op 14 en 15 juli. Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Annemiek Weijzen, Teammanager Projectbeheersing, te bereiken via tel. 06-18395008. 

Voor alle vragen over de sollicitatieprocedure kun je bellen met Anco de Graaf, Coördinator Recruitment 06-38221233. Krijg je geen gehoor, stuur dan een appje! 

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen en leggen we dezelfde praktijksituaties voor. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.