Projectsecretaris Regionale Raadssamenwerking Utrecht

De Regionale Raadssamenwerking Utrecht helpt gemeenteraden in de provincie Utrecht om beter aangehaakt te zijn en invloed te hebben op regionale samenwerkingsverbanden. Hiervoor werken we aan betere informatievoorziening, een groter rolbewustzijn van raadsleden, het organiseren van regionale bijeenkomsten van raadsplatforms, het faciliteren van informatie-uitwisseling tussen raden en het actualiseren van lokale beleidskaders. Als projectsecretaris zorg je dat planning, informatie en organisatie goed op elkaar aansluiten. Samen met de projectleider, griffiers, en andere betrokkenen houd je overzicht op de korte en lange termijn, verzamel en beheer je informatie, signaleer je verbeterkansen en draag je bij aan een goede uitvoering van het project. Dankzij jouw inzet verlopen bijeenkomsten, informatie-uitwisseling en werkprocessen soepel en bouwen we een robuuste informatie infrastructuur.   

Je maakt onderdeel uit van het projectteam van de Regionale Raadssamenwerking Utrecht. Dit team bestaat uit drie leden: de projectleider, de raadsadviseur en jij als projectsecretaris. Als projectteam werk je samen met en voor 25 griffies en gemeenteraden in de provincie Utrecht. Dat vraagt om goede afstemming, flexibiliteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. De afwisseling tussen organiseren, ondersteunen en operationeel adviseren maakt het werk veelzijdig. 

Je houdt je onder andere bezig met:

• ondersteunen bij het opstellen, bewaken en actualiseren van projectplanningen;
• plannen en organiseren van bijeenkomsten voor het projectteam, opdrachtgeversoverleg en griffie werkgroepen;
• plannen en organiseren van regionale bijeenkomsten van raadsplatforms;
• verzamelen van informatie uit verschillende raadsinformatiesystemen;
• beheren van informatie, contactgegevens en communicatiemiddelen van raadsplatforms;
• opstellen en bijhouden van het overzicht van vergaderschema’s van gemeenteraden in de provincie Utrecht;
• adviseren over werkprocessen en bijdragen aan een effectieve en efficiënte uitvoering van werkzaamheden;
• adviseren over de praktische inrichting van raadsinformatiesystemen en hulpmiddelen voor informatie-uitwisseling.

Na een succesvolle pilot gaat de Regionale Raadssamenwerking Utrecht nu de volgende fase in. Hierbij blijven we pionieren en nieuwe inzichten en ervaringen opdoen. Als projectsecretaris heb jij een belangrijke rol in het vormgeven van deze nieuwe fase.

Je hebt een werkplek bij elke griffie en een vast thuis bij de griffie van Utrecht, waar je in dienst komt. De Griffie ondersteunt de gemeenteraad bij het uitvoeren van zijn taken en zorgt ervoor dat raadsleden hun werk goed kunnen doen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Samen werken we aan een sterke lokale democratie in 25 gemeenten in de provincie Utrecht. 

Je werkt nauw samen met de projectteamleden, griffiers en griffiemedewerkers en andere betrokkenen uit de regio. Hiervoor reis je regelmatig naar andere gemeenten toe. Daardoor krijg je een goed beeld van hoe lokaal bestuur en regionale samenwerking in de praktijk werken. Binnen het team delen collega's kennis, stemmen zij werkzaamheden af en ondersteunen zij elkaar waar nodig.

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij:

• Zelfstandig werkt en zelf initiatief neemt om werkzaamheden te organiseren en verbeteringen voor te stellen.
• Zorgvuldig werkt en oog hebt voor details in planningen, gegevens, stukken en administratieve processen.
• Resultaatgericht werkt door afspraken na te komen, overzicht te houden en werkzaamheden op tijd af te ronden.
• Samenwerkt en gemakkelijk contact legt met verschillende betrokkenen binnen en buiten gemeenten.
• Omgevingsbewust handelt door rekening te houden met verschillende belangen en bestuurlijke verhoudingen.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Hbo/ mbo+ werk- en denkniveau;
• Aantoonbare ervaring met administratieve, secretariële of ondersteunende werkzaamheden binnen een projectmatige of bestuurlijke omgeving;
• Kennis van en ervaring met projectmatig werken;
• Ervaring met digitale systemen voor informatiebeheer, planning en samenwerking, bij voorkeur binnen een gemeentelijke of regionale omgeving.

Voel je vrij om te reageren, ook als je niet op alle punten precies aansluit, maar wel enthousiast wordt van deze rol.

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s in de hele provincie. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeenteraden, maar je zet je in voor de ruim 1,3 miljoen inwoners van onze 25 mooie gemeenten. Jouw bijdrage als projectsecretaris Regionale Raadssamenwerking Utrecht doet er dus toe.

Tegelijk hoort daar een passend aanbod bij:

• Een 20-tot-24 urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.568,- en € 5.096,- op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris voor extra verlof, een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Hybride werken: we werken voor een deel samen op het stadhuis van Utrecht, op de gemeentehuizen van andere gemeenten en voor een deel thuis. Je krijgt een goede thuiswerkplek inclusief laptop, bureau en stoel, en een thuiswerkvergoeding.
• 100% OV-vergoeding en een fiets- en loopvergoeding van 19 cent per kilometer.
• Ruimte voor jouw ontwikkeling (link invoegen naar de ontwikkelpagina) en meer dan 100 online trainingen via GoodHabitz.
• Verlofsparen: voor een sabbatical, vroegpensioen, mantelzorg of studie.
• Ruimte voor iedereen: een stilteruimte en kolfruimte zijn aanwezig op het stadskantoor.
• De mogelijkheid om twee christelijke feestdagen om te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag.
• Je bent verzekerd van een goed pensioen tegen een zo laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP.
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.

Enthousiast geworden om als projectsecretaris Regionale Raadssamenwerking Utrecht aan de slag te gaan? Solliciteer dan direct, maar uiterlijk op 27 september 2026.

Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Sollicitatiegesprekken vinden plaats in de week van 5 oktober. Waarschijnlijk op 7 oktober. 

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen aan Annajorien Prins, projectleider Regionale Raadssamenwerking Utrecht, via telefoonnummer 06-42074859. 

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Samantha Williams, senior recruiter, via telefoonnummer 06-34136450.

We kunnen referenties opvragen als onderdeel van de selectieprocedure.

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om meer te lezen over inhuuropdrachten bij gemeente Utrecht.