Secretaris MT

De organisatie van de gemeente Utrecht is continu in beweging en daarmee ook het Expertisecentrum PMB. Als secretaris zet je jouw ervaring in om mee te bouwen aan de verdere ontwikkeling van dit organisatieonderdeel. Jij ondersteunt in je functie het MTvan het Projectbureau, bestaande uit 5 managers, op operationeel, procesmatig en beleidsmatig gebied. Jij bent daarmee een essentiële schakel in de ontwikkelingen die plaatsvinden op het niveau van het MT van het Projectbureau van PMB. Je hebt een monitorende functie, bent sparringspartner en kritisch klankbord. In jouw rol werk je nauw samen met de secretaris van het MT PMB en de directie, en vervang je elkaar bij afwezigheid. 

Concreet zijn dit jouw werkzaamheden:   

• Je bereidt overleggen voor, notuleert, bewaakt afspraken en organiseert desgewenst communicatie (eventueel in samenspraak met een communicatieadviseur) of bijeenkomsten met medewerkers.   

• Je biedt tempo en slagkracht om ontwikkelvraagstukken voor het Projectbureau verder te brengen. Je ondersteunt MT-leden in het realiseren van de ambities in hun portefeuille bijvoorbeeld door ideeën uit te werken of te werken aan concrete MT-voorstellen. 

• Je denkt inhoudelijk mee en je adviseert de MT-leden gevraagd en ongevraagd over actuele thema’s en kansen die je ziet.

• Je draagt op eigen initiatief werkwijzen aan om zo processen te verbeteren. Je opereert zelfstandig en neemt de MT leden daarin mee.  

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij Expertisecentrum PMB.  

PMB is het expertisecentrum voor kritieke en/of complexe opdrachten. Met zo’n 200 collega’s werken we iedere dag aan een breed scala aan opdrachten verspreid over de hele gemeente. Expertisecentrum PMB kenmerkt zich door een open, energieke en kwaliteitsgedreven cultuur.   

Expertisecentrum PMB bestaat uit het Projectbureau, het Adviesbureau, Stafbureau Bedrijfsvoering en de PMB Academie.  

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina.   

Lees hier meer over onze organisatie.   

Wat jij kan, heeft Utrecht nodig. Zet jouw talent in en groei mee met de ambitieuze doelen van onze stad. Samen maken we er werk van. Voor deze vacature breng je zowel onderstaande competenties mee als relevante werkervaring:    

Druk weerstaan: jij kunt effectief blijven presteren onder stressvolle omstandigheden. Jij kunt als geen ander zaken organiseren en prioriteren en pakt zaken zelfstandig en proactief op. Je geeft goed je grenzen aan en je signaleert wanneer (de)escalatie nodig is.    

Communicatiekracht: je bent een stevige gesprekspartner voor de MT leden, waarbij je op basis van jouw deskundigheid zo nodig ook tegengas geeft om tot betere oplossingen te komen. Je bent in staat om (eigen) ideeën, meningen en feiten op heldere, begrijpelijke en overtuigende wijze over te brengen en mensen en informatie met elkaar te verbinden. In je communicatie ben je diplomatiek en houd je rekening met verschillende belangen.     

Resultaatgerichtheid: Jij bent actief gericht op het efficiënt realiseren van gestelde resultaten en het behalen van de doelen van PMB. Je stuurt hierbij proactief op (project)resultaten en spreekt mensen aan op zijn/haar verantwoordelijkheden en informeert de opdrachtgever. Je zoekt op eigen initiatief naar alternatieve oplossingen en signaleert mogelijkheden om resultaten te verbeteren.  Je werkt nauwkeurig en zorgt dat je het resultaat binnen de afgesproken tijd bereikt. Je bewaakt de planning, herkent risico’s en stuurt bij waar nodig  

Kwaliteit: Jij levert betrouwbaar, zorgvuldig en professioneel werk, bewaakt afspraken en processen, en zorgt ervoor dat besluitvorming helder, volledig en navolgbaar is. 
  
Verder vinden we het belangrijk om het volgende in je cv of motivatie terug te lezen:   

• Je hebt HBO werk - en denkniveau;  

• Je brengt aantoonbare relevante werkervaring in een vergelijkbare functie als (directie)secretaris mee.  

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:      

• Een 24 tot 32-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.777,- en € 5.554,- op basis van 36 uur (schaal 10). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal (schaal 9) behoort tot de mogelijkheden.  

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.  

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar. Heb je op dit moment al een dienstverband bij de gemeente Utrecht? Dan kan deze vacature als interne klus worden ingevuld.  

• Je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op kantoor en voor een deel thuis. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt, inclusief smartphone, laptop, bureau, bureaustoel, bureaulamp en dockingstation.  

• Je ontvangt een thuiswerkvergoeding van netto € 3,25,- per dag dat je thuiswerkt.     

• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.     

Enthousiast geworden om als Secretaris aan de slag te gaan voor Expertisecentrum PMB, solliciteer dan direct maar uiterlijk op zondag zondag 31 mei. 

Heb je interesse? Wees dan snel! Bji voldoende geschikte reacties behouden wij ons het recht voor de vacature eerder offline te halen. 

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je sollicitatie richten aan Sacha Bos, manager Projectbureau, te bereiken via 06-42 07 48 08. 

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Irina Bonder, corporate recruiter, te bereiken via 06- 38 21 87 75.  

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.  

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om meer te lezen over inhuuropdrachten bij gemeente Utrecht.