Secretaris

Als secretaris zet jij je (organisatorische) skills in voor de opdracht, voor het (project/programma)team of voor PMB. Je zorgt voor een goede planning en uitvoering van alle werkzaamheden voor de verschillende opdrachtgevers en monitort je eigen portefeuille. Ook lever jij een bijdrage aan de professionaliteit van de vakgroep secretarissen. 

Variatie, ontwikkelen en coördineren zijn belangrijke aspecten in het werk. Je bent, in overleg met de opdrachtgever, zelf verantwoordelijk voor onderdelen van de opdrachten en denkt inhoudelijk en procesmatig mee. Verder ben je een betrouwbare en vasthoudende partner voor alle betrokkenen. Je hebt een spilfunctie, behoudt het overzicht en regisseert waar nodig. 

Concreet zijn dit jouw werkzaamheden:  

• Je bewaakt de (bestuurlijke) besluitvorming binnen de opdrachten.  

• Je bereidt vergaderingen voor, notuleert, bewaakt afspraken en organiseert desgewenst communicatie (eventueel in samenspraak met een communicatieadviseur) of bijeenkomsten met bewoners en organisaties.  

• Je hebt een breed netwerk binnen de gemeente en legt de juiste verbindingen. Je brengt mensen gericht met elkaar in contact, zodat zaken efficiënt worden geregeld. 

• Je draagt op eigen initiatief werkwijzen aan om zo werkprocessen te verbeteren. Je opereert zelfstandig en neemt de opdrachtgever daarin mee. 

• Je denkt inhoudelijk mee met je opdrachtgever en zorgt voor verbinding in het (project/programma)team. 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij expertisecentrum PMB.  

PMB is het expertisecentrum voor kritieke en/of complexe opdrachten. Met zo’n 200 collega’s werken we iedere dag aan een breed scala aan opdrachten verspreid over de hele gemeente zoals: ondersteuning op de energietransitie, dienstverlening wijkbureaus, de verkiezingen en programma opvang voor vluchtelingen.  

Ons motto is: Iedere PMB-er zit op de juiste plek, op het juiste moment en met de juiste impact. Wat PMB  kenmerkt  is ons vakmanschap. PMB-ers zijn snel, resultaatgericht, flexibel en presteren op hoog niveau. We werken vanuit menselijke aandacht, hebben oog voor talent en gaan voor de wow-factor. Expertisecentrum PMB kenmerkt zich door een open, energieke en kwaliteitsgedreven cultuur.  

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina.  

Lees hier meer over onze organisatie.  

Wat jij kan, heeft Utrecht nodig. Zet jouw talent in en groei mee met de ambities van de stad. Met elkaar maken we er werk van. Voor deze vacature breng je het volgende mee: 

• Hbo-werk en denkniveau en relevante werkervaring in een soortgelijke functie. 

• Je kunt goed presteren onder tijdsdruk en bij meerdere taken tegelijk. Je schakelt snel en stelt makkelijk prioriteiten. Plannen analyseren en toepassen gaat je vlot af. 

• Je werkt nauwkeurig en zorgt dat je het resultaat binnen de afgesproken tijd bereikt. Je bewaakt de planning, herkent risico’s en stuurt bij waar nodig 

• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, schrijft zelfstandig stukken, bent een echte netwerker en stevige gesprekspartner.  

• Je houdt van samenwerken weet mensen te betrekken, coördineert werkzaamheden voor een team en zet in op het teambelang.  

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:    

• Een werkweek van 32 of 36 uur verdeeld over 4/5 dagen is bespreekbaar met een bruto maandsalaris tussen de € 3524,- en € 5033,- (schaal 9) of € 3777,- en € 5554,- (schaal 10) op basis van 36 uur. Inschaling en het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden; 

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld; 

• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd; 

• Je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op het Stadskantoor en voor een deel thuis. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt. Inclusief laptop, bureau en bureaustoel. ; 

• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina. 

Enthousiast geworden om als secretaris aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct maar uiterlijk op 17 maart. Wacht niet te lang met solliciteren. Bij voldoende geschikte reacties behouden wij ons het recht voor de vacature eerder te sluiten. 

Je kunt sollicitatie richten aan Monique Smit, Manager Projectbureau PMB. Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Neem dan contact op Vera Korkers, Secretaris, te bereiken via 06- 42 92 73 13. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Irina Bonder, recruiter, te bereiken via 06- 38 21 87 75.  

De eerste gesprekken vinden plaats op 20 en 23 maart. De gehele sollicitatieprocedure bestaat uit 2 sollicitatiegesprekken en een arbeidsvoorwaardengesprek. Graag ronden wij de gehele procedure af voor het einde van maart. Het is fijn als je hier rekening mee wilt houden in je planning. Als onderdeel van de sollicitatieprocedure kunnen wij referenties opvragen. 

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.