Adviseur informatiebeheer

Als adviseur informatiebeheer werk je op het snijvlak van beleid, uitvoering en techniek. Je helpt teams slimmer digitaal samenwerken, je borgt wet- en regelgeving en je bouwt mee aan een organisatie die net zo dynamisch is als de stad zelf. Met jouw kennis, energie en overtuigingskracht til je ons informatiebeheer naar een hoger niveau.

• Je bouwt en onderhoudt een slim en efficiënt documentbeheer en je zorgt dat collega’s snappen waarom goed informatiebeheer hen helpt, niet alleen omdat het moet.
• Je ondersteunt teams bij digitaal samenwerken en archiveren en maakt het hen zo makkelijk mogelijk om het goed te doen.
• Je signaleert risico’s en kansen in onze informatiehuishouding en vertaalt die naar concrete verbeteracties.
• Je adviseert over migraties van processen en informatie tussen systemen en afdelingen, zodat alles logisch, veilig en toekomstbestendig blijft.
• Je denkt mee over recordmanagementfunctionaliteiten in verschillende applicaties en helpt bepalen wat teams echt nodig hebben.
• Je zorgt voor een zorgvuldig en correct vernietigingsproces, zowel digitaal als fysiek en begeleidt de jaarlijkse vernietigingsronde.
• Je borgt de kaders en spelregels rondom archivering en zorgt dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt.

Kortom: jij bent de eerste vraagbaak voor archiveringsvraagstukken en de drijvende kracht achter een organisatie waar informatiebeheer vanzelfsprekend, logisch en goed geregeld is.

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. Wij zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. We zijn benieuwd naar wie jij bent.

Je komt te werken binnen Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH), een dynamische uitvoeringsorganisatie waar collega’s elke dag werken aan een veilige, leefbare en groeiende stad. VTH is een diverse club van inspecteurs, handhavers, vergunningverleners, juristen en adviseurs: mensen die houden van aanpakken, schakelen en samenwerken. 

Binnen VTH maak je deel uit van het team Informatie- en Procesmanagement (IPM), zo’n 35 professionals die samen zorgen dat de informatievoorziening, digitalisering en projectmatige ondersteuning soepel en veilig verlopen. Je werkt samen met functioneel beheerders, dataspecialisten, informatie- en procesadviseurs, een collega recordmanager/ informatieadviseur, een decentrale privacy & security officer en projectleiders.

Het is een team met veel kennis, korte lijnen en een gezonde dosis humor. Er is volop ruimte om jezelf te ontwikkelen, nieuwe ideeën in te brengen en mee te bouwen aan een organisatie die continu in beweging is. De sfeer is open, direct en pragmatisch. We helpen elkaar, we leren van elkaar en we gaan voor resultaat.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en betere samenwerking. Daarom streven wij naar een zo inclusief mogelijke organisatie. Benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op  deze pagina.     

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat je jezelf kunt zijn. Daarom zijn we benieuwd naar wie jij bent. Voor deze rol heb je niet alleen kennis van informatiebeheer nodig, maar ook het talent om anderen te enthousiasmeren en te overtuigen van het belang ervan.

Je schakelt moeiteloos tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau, verbindt beleid met praktijk en neemt verantwoordelijkheid. Met een pragmatische en oplossingsgerichte instelling vertaal je complexe vraagstukken naar haalbare oplossingen, terwijl je overzicht houdt en de kwaliteit bewaakt.

Verder vragen we: 

• Minimaal hbo werk- en denkniveau
• Aantal jaar werkervaring in een soortgelijke rol
• Ervaring met documentmanagementsystemen (DMS)
• Kennis van de Archiefwet en relevante wet- en regelgeving, inclusief bewaartermijnen en selectielijsten
• Goede kennis van de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 376.000 inwoners. Samen met jou zorgen we dat alle inwoners van Utrecht prettig, veilig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen.

Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod: 

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.777,- en € 5.554,- op basis van 36 uur (schaal 10). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je werkt op het Stadskantoor, maar het is ook mogelijk om af en toe thuis te werken. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt, inclusief laptop, bureau en bureaustoel. Ook ontvang je een thuiswerkvergoeding.
• Wij stimuleren dat je met het ov of met de fiets naar werkt komt. Daarom krijg jij een 100% vergoeding voor openbaar vervoer (OV) en een loop- en fietsvergoeding van 19 cent per kilometer. Kom je met de auto? Dan ontvang je iedere maand een vast budget dat wordt vastgesteld o.b.v. een vaste km-vergoeding van 8 cent per kilometer. 
• We vinden het belangrijk dat je bij ons kunt blijven groeien. Daarom bieden we je online via GoodHabitz meer dan 100 trainingen aan die je kunt doen waar en wanneer je wilt. Kijk voor meer informatie hierover bij jouw ontwikkeling.
• Je kunt verlofsparen. Met spaarverlof heb je meer ruimte om werk en privé af te stemmen op je eigen wensen. Jij bepaalt zelf waarvoor je jouw spaarverlof opneemt. Denk aan: een sabbatical of lange vakantie, eerder stoppen met werken voor je pensioen, mantelzorg of een opleiding of studie. 
• Je hebt de mogelijkheid om twee feestdagen om te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag die past bij jouw (culturele) achtergrond, nationaliteit of levensovertuiging.
• Je bent verzekerd van een goed pensioen tegen een zo’n laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP.
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.  

Enthousiast geworden om als adviseur informatiebeheer aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct. Binnengekomen reacties worden voortdurend beoordeeld. Zien we een match? Dan laten we je zo snel mogelijk weten wanneer we met je willen kennismaken. Dit kan betekenen dat de vacature vroegtijdig sluit. Wacht dus niet te lang met solliciteren!  

Heb je inhoudelijke vragen over de functie, neem dan contact op met Léonie Timmer, 06-42074961. Voor alle vragen over de sollicitatieprocedure kun je bellen met Wandena Swaans, Recruiter IT, te bereiken via 06 – 41795722.

LET OP: Voor deze functie geldt een verhoogd risicoprofiel, wat betekent dat wij extra waarde hechten aan de integriteit van onze medewerkers. Daarom krijg je voorafgaand aan de indiensttreding een aanvullende screening en dien je een geldige VOG te overleggen. De screening is een voorwaarde voor de indiensttreding bij gemeente Utrecht. Dit betekent dat je zonder positieve afronding van de screening en/of zonder geldige VOG niet kunt starten.

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.  

Heb je door een beperking iets nodig voor de sollicitatie? Laat ons weten wat je nodig hebt, zodat we de selectieprocedure voor jou zo goed mogelijk kunnen laten verlopen. We bieden iedere sollicitant graag een gelijke kans in onze selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.