Informatiebeheerder

Als Informatiebeheerder draag je bij aan het verder professionaliseren van het informatiebeheer binnen de gemeente Utrecht. Je voert actief regie op het belang van informatiebeheer en ondersteunt de organisatie met duidelijke instructies en concrete acties. Daarbij ligt jouw focus op het informatiebeheer binnen de Microsoft 365‑suite (M365) en het gemeentebrede zaaksysteem. 

Jouw taken: 

• Je stemt informatiebeheerprocessen af tussen de vakgroep Informatiebeheer, de beheerders van M365 en het zaaksysteem en Het Utrechts Archief.  

• Je ontwikkelt en borgt concernbrede instructies voor informatiebeheer binnen M365 en het zaaksysteem.  

• Samen met functioneel beheer vertaal je wijzigingen in beleid en wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer naar functionele wensen en inrichtingskeuzes.  

• Vanuit het perspectief van informatiebeheer denk je actief mee over functionele wijzigingen en verbeteringen.  

• Je bewaakt met een concernbrede blik de kwaliteit van het informatiebeheer, waaronder de naleving van bewaartermijnen, de volledigheid van zaken en dossiers en de correcte werking van informatiebeheerfunctionaliteiten. 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. We zijn benieuwd naar wie jij bent. Je krijgt een plek binnen het Realisatieteam van het CIO Office, dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen van strategie, beleid en kaders op het gebied van onder meer architectuur, informatiebeheer, informatiebeveiliging en corporate portfoliomanagement.   

In het Realisatieteam van het CIO Office werken verschillende informatiebeheerspecialisten aan het structureel op orde brengen van de gemeentelijke informatiehuishouding. Naast deze specialisten, is er nog een aantal rollen onderdeel van het Realisatieteam, zoals de Adviseur Adoptie en Bewustwording en een aantal Adviseurs Gegevensbescherming. Voor het versterken van dit team ben jij nodig! Vanuit dit team maak je tevens onderdeel uit van de Vakgroep Informatiebeheer, waarin ca. 50 collega’s uit verschillende teams met elkaar samenwerken.   

Jouw specifieke focus ligt op het informatiebeheer in M365 en het Zaaksysteem. Dit zijn generieke voorzieningen die door de hele organisatie worden gebruikt. Jij hebt daarin een regisserende rol waarin je zorgt voor nauwe afstemming met je informatiebeheercollega’s die voor de verschillende onderdelen van de organisatie werken. Je werkt ook intensief samen met de functioneel beheerders van deze voorzieningen. 

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina. 

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij nauwkeurig en gestructureerd werkt en overzicht weet te houden over zowel details als hoofdlijnen. Je analyseert informatie zorgvuldig, weet deze te vertalen naar heldere adviezen en communiceert duidelijk met verschillende doelgroepen binnen de organisatie. 

Je neemt initiatief, werkt zelfstandig en voelt je verantwoordelijk voor het resultaat van je werk. Tegelijkertijd werk je graag samen met collega’s en andere betrokkenen. Je denkt in oplossingen en draagt actief bij aan het verbeteren en professionaliseren van het informatiebeheer binnen de gemeente Utrecht. 

Wat je verder meebrengt:  

• Hbo werk- en denkniveau 

• Ervaring met zaakgericht werken en M365 

• Ruime ervaring in een informatiebeheerfunctie 

• Kennis van belangrijke informatiebeheerkaders, zoals de Archiefwet, de MDTO en het DUTO-raamwerk 

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Samen met jou zorgen we dat alle inwoners van Utrecht prettig, veilig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen. 

Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:  

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.777,- en € 5.554,- op basis van 36 uur (schaal 10). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden. 
• Arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar met 1 maand proeftijd en de mogelijkheid tot omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd 
• Boven op je salaris een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Jij kiest wat je met dit budget doet. Bijvoorbeeld extra verlof kopen of uitbetaling als vakantiegeld/eindejaarsuitkering. Of alles eens per jaar laten uitbetalen. 
• Je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op kantoor en voor een deel thuis. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt. Inclusief laptop, bureau en bureaustoel. 
• Een goede balans tussen werk en privé: in veel functies heb je de mogelijkheid om op verschillende locaties en thuis te werken. De mogelijkheid om je uren flexibel over de week te verdelen. 
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en trainingen. 
• Vele andere voordelen: zoals sporten met collega’s, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten. 
• Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding en de uitgebreide verlofregelingen kijk je hier. 

Enthousiast geworden om als Senior Informatiebeheerder aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct! Ingekomen reacties worden voortdurend beoordeeld. Zien we een match? Dan laten we je zo snel mogelijk weten wanneer we met je willen kennismaken. Dit kan betekenen dat de vacature vroegtijdig sluit. Wacht dus niet te lang met solliciteren!    

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Rens Ouwerkerk, Chief Record Officer 06 8193 4223.  

Voor alle vragen over de sollicitatieprocedure kun je bellen met Wandena Swaans, Corporate Recruiter IT, 06 - 41795722.   

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. 

 Heb je iets nodig voor de sollicitatie? Laat ons weten wat je nodig hebt, zodat we de selectieprocedure voor jou zo goed mogelijk kunnen laten verlopen. We bieden iedere sollicitant graag een gelijke kans in onze selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.