Recordmanager

Stadsingenieurs werkt aan projecten in de openbare ruimte: van straten en bruggen tot water en groen. Onze organisatie groeit snel. Daarom zoeken we iemand die onze informatie en bestanden goed kan beheren volgens wet- en regelgeving.

Als Recordmanager organiseer en beheer je onze digitale informatie. Je werkt dicht bij de collega’s die met deze systemen werken en helpt hen om op een goede manier met informatie om te gaan. Je maakt het werken met metadata en documentmanagement begrijpelijk en praktisch.

Daarnaast geef je advies aan het management over ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer. Je denkt mee over de inrichting en verbetering van onze documentmanagementsystemen, zoals SharePoint en Teams. Daarbij kijk je niet alleen naar wetgeving, maar ook naar de waarde van informatie voor de organisatie en de overdracht naar het archief.

Concreet betekent dit dat jij:

• het management adviseert over ontwikkelingen en verbeteringen in informatiebeheer;

• de inrichting van onze systemen (zoals DMS, SharePoint en Teams) helpt verbeteren en bewaakt;

• collega’s begeleidt bij het gebruik van deze systemen;

• zorgt voor een duidelijk leerproces en praktische ondersteuning;

• samenwerkt met veel verschillende mensen: eindgebruikers, ICT-adviseurs, informatiebeheerders en managers;

• toezicht houdt op gemaakte afspraken, bijvoorbeeld door rapportages of kleine audits.

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij Bedrijfsvoering, onderdeel van Stadsingenieurs, één van de zes afdelingen van Stadsbedrijven en hét interne ingenieursbureau van onze gemeente. Je werkt samen met de gebruikers, functioneel beheerders en je collega informatiebeheerder. Er wordt hard gewerkt in het team, maar er is zeker ruimte voor humor en collega's staan voor elkaar klaar.  

Gezond stedelijk leven staat in Utrecht bovenaan. De vraag naar Stadsingenieurs groeit en verandert en om daaraan invulling te geven is de afdeling volop in verandering. Kijk voor meer informatie over de afdeling op: Bouw en techniek - Gemeente Utrecht (werkenbijutrecht.nl)  

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij beschikt over analytisch vermogen en beleid kunt vertalen naar toepasbare processen voor Stadsingenieurs. Je kunt schakelen met diverse stakeholders en de informatie vertalen op papier. Je ziet ontwikkelingen en kansen op het gebied van de informatie- en kennisvoorziening en je helpt mee met de implementatie hiervan. Wat jij kan, heeft Utrecht nodig. Zet jouw talent in en groei mee met de ambities van de stad. Met elkaar maken we er werk van.  

Voor deze vacature breng je mee:  

• Hbo-werk- en denkniveau (bijvoorbeeld in archivistiek, informatiemanagement, bedrijfskunde of informatica).

• Minimaal 2 jaar ervaring met de Archiefwet, bij voorkeur in een publieke of technische omgeving.

• Kennis van informatiebeheer en kwaliteitsmanagement.

• Ervaring met SharePoint en Teams (andere DMS-systemen zijn een pré).

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. 

Onderstaand vind je ons aanbod: 

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.742,- en € 5.519,- (schaal 10). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. 
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld. 
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. 
• Wettelijk verlof van 144 uur per jaar bij een fulltime dienstverband (18 dagen) + bovenwettelijk is 50,4 uur (6,3 dagen) = 194,4 uur (24,3 dagen). Je hebt de mogelijkheid om extra dagen te kopen met het IKB. 
• Je werkt op het stadskantoor, maar het is ook mogelijk om af en toe thuis te werken. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt, inclusief laptop, bureau en bureaustoel. Ook ontvang je een thuiswerkvergoeding; 
• Wij stimuleren dat jij met het ov of met de fiets naar werkt komt. Daarom krijg jij een 100% vergoeding voor openbaar vervoer (OV) en een loop- en fietsvergoeding van 19 cent per kilometer. Kom je met de auto? Dan ontvang je iedere maand een vast budget dat wordt vastgesteld o.b.v. een vaste km-vergoeding van 8 cent per kilometer.  
• We vinden het belangrijk dat je bij ons kunt blijven groeien. Daarom bieden we je online via GoodHabitz meer dan 100 trainingen aan die je kunt doen waar en wanneer je wilt. Kijk voor meer informatie hierover bij jouw ontwikkeling. 
• Je kunt verlofsparen. Met spaarverlof heb je meer ruimte om werk en privé af te stemmen op je eigen wensen. Jij bepaalt zelf waarvoor je jouw spaarverlof opneemt. Denk aan: een sabbatical of lange vakantie, eerder stoppen met werken voor je pensioen, mantelzorg of een opleiding of studie.  
• Je bent verzekerd van een goed pensioen tegen een zo’n laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP. 
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.

Enthousiast geworden om als Recordmanager aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer dan direct, wij laten je zo snel mogelijk weten of we je uitnodigen voor een gesprek.   

  
Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je vragen stellen én je sollicitatie richten aan Dominique Beumer, groepshoofd Bedrijfsvoering, te bereiken via telefoonnummer 06-14333257. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met recruiter Andrea Dekker-Schop, te bereiken via telefoonnummer 06-14226562.  

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.